Một số lợi ích của hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp

Một số lợi ích của hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp:

Trong cơ chế thị trường, hai vấn đề được quan tâm hàng đầu của các tổ chức và doanh nghiệp là: Lợi nhuận và sự phát triển bền vững.

Để gia tăng lợi nhuận, doanh nghiệp có thể thực hiện các biện pháp như:

• Cắt giảm chi phínhư chi phí quản lý, chi phí mua/bán hàng, sản xuất, nhân công, tồn kho…
• Giảm thất thoátnhư đẩy mạnh công tác thu hồi nợ…
• Tăng doanh thubằng cách đẩy mạnh hoạt động bán hàng, marketing, tăng giá hợp lý…
• Nâng cao năng suất lao độngbằng cách đổi mới công nghệ quản lý, công nghệ sản xuất…

Để phát triển bền vững, doanh nghiệp cần phải chú trọng đến các hoạt động như:

• Định hướng chiến lược phải đúng đắn
• Chất lượng sản phẩm dịch vụ tốt
• Công tác chăm sóc khách hàng chu đáo
• Văn hóa doanh nghiệp mạnh

Mong muốn của chúng tôi là giúp cuộc sống của bạn tốt hơn thông qua công nghệ quản lý theo quy trình tiên tiến và những tiện lợi của thời đại internet. Vậy tất cả những lợi ích sau đây trong giải pháp của Nexmi được dành cho bạn để bạn tận hưởng cuộc sống. Những lợi ích đó là:

• Tiết kiệm thời gian,
• Tiết kiệm chi phí,
• Tiết kiệm nhân lực,
• Tiết kiệm vật tư,
• Tiết kiệm tư duy, tận hưởng cuộc sống!

Giả sử, Công ty bạn đang hoạt động tốt, doanh số tăng hàng năm, chất lượng chuyên môn của nhân viên ổn định… nhưng một ngày, bạn nhận ra rằng: các phòng ban không gắn kết với nhau, chức năng chồng chéo, nhân sự thừa, báo cáo thiếu, không kiểm soát được chi phí… Nghiêm trọng hơn, bạn còn thấy mất định hướng chiến lược, nhiễu thông tin thị trường hay vô vàn chứng bệnh nan y khác… đó chính là lúc bạn cần triển khai một hệ thống quản lý kinh doanh với quy trình tiên tiến.

Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp – Enterprise Resource Planning (ERP) là một thuật ngữ liên đến một loạt các hoạt động của doanh nghiệp, do phần mềm máy tính hỗ trợ, để giúp cho công ty quản lý các hoạt động chủ chốt của mình, bao gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản lý bán/mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ với khách hàng, v.v… Mục đích tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công cụ tổng hợp thông tin, hoạch định và lên kế hoạch.

Một phần mềm ERP là một phần mềm máy tính cho phép doanh nghiệp cung cấp và tổng hợp số liệu của nhiều hoạt động riêng rẽ khác nhau để đạt được mục tiêu trên.

Một số lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng ERP:

• Tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy:

ERP giúp các nhà quản lý dễ dàng tiếp cận các thông tin quản trị đáng tin cậy để có thể đưa ra các quyết định dựa trên cơ sở có đầy đủ thông tin. Nếu không có hệ thống ERP, một cán bộ quản lý cấp cao phải dựa vào nhiều nguồn để có được thông tin cần thiết dùng cho việc phân tích tình hình tài chính và hoạt động của công ty. Với hệ thống ERP, điều này có thể được thực hiện một cách dễ dàng bằng cách sử dụng một phần mềm ứng dụng và lấy đủ dữ liệu cần có trong thời gian thực. Ngoài ra, hệ thống ERP tập trung các dữ liệu từ nhiều phân hệ khác nhau vào một cơ sở quản lý dữ liệu chung giúp cho các phân hệ riêng biệt có thể chia sẻ thông tin với nhau một cách dễ dàng. Hơn nữa, hệ thống ERP không chỉ thu thập và xử lý khối lượng lớn các giao dịch hàng ngày mà còn nhanh chóng lập ra các phân tích phức tạp và các báo cáo đa dạng.

• Công tác kế toán chính xác hơn:

Phần mềm kế toán hoặc phân hệ kế toán của phần mềm ERP giúp các công ty giảm bớt những sai sót mà nhân viên thường mắc phải trong cách hạch toán thủ công.

Phân hệ kế toán cũng giúp các nhân viên kiểm toán nội bộ và các cán bộ quản lý cao cấp kiểm tra tính chính xác của các tài khoản. Hơn nữa, một phân hệ kế toán được thiết kế tốt sẽ hỗ trợ các qui trình kế toán và các biện pháp kiểm soát nội bộ chất lượng.

• Cải tiến quản lý hàng tồn kho:

Phân hệ quản lý hàng tồn kho trong phần mềm ERP cho phép các công ty theo dõi hàng tồn kho chính xác và xác định được mức hàng tồn kho tối ưu, nhờ đó mà giảm nhu cầu vốn lưu động và đồng thời giúp tăng hiệu quả sản xuất.

• Tăng hiệu quả sản xuất:

Phân hệ hoạch định và quản lý sản xuất của phần mềm ERP giúp các công ty nhận dạng và loại bỏ những yếu tố kém hiệu quảtrong qui trình sản xuất. Chẳng hạn, nếu công ty không sử dụng phần mềm ERP mà lên kế hoạch sản xuất một cách thủ công dẫn đến tính toán sai, điều này gây nên các điểm thắt cổ chai trong quá trình sản xuất và do đó thường sử dụng không hết công suất của máy móc, công nhân, hư tổn vật tư… Nói cách khác, điều này có nghĩa là áp dụng một hệ thống hoạch định sản xuất hiệu quả có thể làm giảm chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị sản phẩm.

• Quản lý nhân sự hiệu quả hơn:

Phân hệ quản lý nhân sự và tính lương giúp sắp xếp hợp lý các qui trình quản lý nhân sự và tính lương, do đó làm giảm chi phí quản lý đồng thời giảm thiểu các sai sót và gian lận trong hệ thống tính lương.

• Các qui trình kinh doanh được xác định rõ ràng hơn:

Các phân hệ ERP thường yêu cầu công ty xác định rõ ràng các qui trình kinh doanh để giúp phân công công việc được rõ ràng và giảm thiểu những rối rắm và các vấn đề liên quan đến các hoạt động tác nghiệp hàng ngày của công ty. Nhân sự ở các công đoạn sau có thể kiểm tra công việc của công đoạn trước, giúp giảm thiểu các sai sót và thất thoát … (ví dụ: muốn xuất kho phải có phiếu xuất kho được tự tạo ra từ đơn hàng, do đó nếu không nhập đơn hàng thì thủ kho không nhận được phiếu xuất kho sẽ không xuất kho => tránh mất hàng hoặc mất tiền)

Các phân hệ thường gặp của hệ thống quản lý tổng thể:

Ngoài ra, hệ thống còn hỗ trợ cho lãnh đạo và nhân viên của công ty có thể dễ dàng và nhanh chóng hơn trong việc quản lý thông tin nhân sự, khách hàng, hàng hóa, chia sẻ các thông tin… với ưu điểm:

• Giúp quản lý toàn bộ hệ thống thông tin và các báo cáo cho sự điều hành hoạt độngcủa doanh nghiệp.
• Giúp lãnh đạo và toàn bộ nhân viên nắm được thông tin, dữ liệu (trong giới hạn quyền hành) nhanh chóng, kịp thời, chủ động đưa thông tin đến cho người sử dụng, giúp họ không phải định kỳ kiểm tra xem có thông tin mới hay không.
• Giúp quản lý các thông tin một cách có hệ thống, khoa học, nhất quán, đồng bộ và an toànhơn. Dữ liệu được nhập vào hệ thống một lần duy nhất và được tái sử dụng nhiều lần ở các bộ phận khác nhau mà không phải nhập lại.
• Giúp tổng hợp được các báo cáo cần thiết nhanh chóng, dễ dàng.
• Giảm thiểu việc lưu trữ hồ sơ, giấy tờ. Giảm được nhiều thời gian thực hiện các biểu mẫu, thời gian tìm kiếm thông tin cần thiết, thời gian tổng hợp báo cáo…
• Giúp nâng cao hiệu suấtlàm việc của nhân viên…
• Có thể mở rộng các chức năng của ứng dụng về sau, giúp quản lý chặt chẽ hơn.
• Quản lý tình hình hoạt động, kiểm tra tình trạng thực hiện công việc(đã thực hiện đến công đoạn nào, mức độ nào)… từ xa qua mạng internet, hỗ trợ chấm công…
• Tránhthất thoát dữ liệu (nhân viên không thể gửi thông tin ra ngoài, gửi cho đối thủ…)

“Lãnh đạo có thể tự kiểm tra thông tin trên hệ thống bằng một nhấp chuột bất cứ khi nào cần mà không phải yêu cầu và chấp nhận tin tưởng vào tinh thần trách nhiệm của nhân viên lập báo cáo.”