PHẦN MỀM QUẢN LÝ ERP LÀ GÌ? TẤT TẦN TẬT VỀ PHẦN MỀM ERP CHỦ DOANH NGHIỆP CẦN BIẾT

Phần mềm ERP là một trong những phần mềm quản trị doanh nghiệp đứng đầu về hiệu quả của thế giới. Vậy phần mềm quản lý ERP là gì? Phần mềm này có vai trò, lợi ích gì với doanh nghiệp? Hãy cùng HKTsoft đi tìm câu trả lời.

1. Phần mềm quản lý ERP là gì? ERP ra đời như thế nào?

Phần mềm ERP (Enterprise resource planning software), viết tắt là ERP, là một giải pháp phần mềm hỗ trợ quá trình quản trị hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Chức năng chính của ERP là tích hợp tất cả thông tin, dữ liệu của các phòng ban vào cùng một hệ thống máy tính duy nhất để theo dõi, đáp ứng đầy đủ các nhu cầu của doanh nghiệp, khá linh hoạt để sử dụng. Bạn có thể hình dùng ERP giống như một hệ thống phần mềm khổng lồ, giải quyết được các vấn đề về nhân sự, tài chính, sản xuất, chuỗi cung ứng, kho, mua hàng, bán hàng và nhiều thứ khác.

Phần mềm quản lý ERP xuất hiện vào năm 1990 khi tập đoàn Gartner sử dụng chúng để mở rộng cho MRP (Manufacturing Resources Planning), là một phần mềm quản lý tập trung vào quá trình sản xuất hàng hóa. Đến giữa những năm 1990, ERP đã được nhân rộng lên bởi hiệu quả của chúng, được áp dụng cho hầu hết các mảng của doanh nghiệp chứ không chỉ riêng sản xuất. Bên cạnh doanh nghiệp các cơ quan chính phủ và tổ chức phi chính phủ cũng bắt đầu sử dụng ERP cho tổ chức của mình. Tới những năm 2000, thuật ngữ “ERP II” xuất hiện, dùng để chỉ những phần mềm ERP có khả năng truy cập và sử dụng giao diện web. ERP II cho phép một phạm vi người dùng rộng hơn sử dụng và xem các dữ liệu chứa trong chúng, hỗ trợ cho quá trình hợp tác giữa doanh nghiệp và doanh nghiệp chứ không đơn thuần là quản lý nội bộ nữa.

Phần mềm quản lý ERP mang đến lợi ích gì cho các doanh nghiệp

Trước khi ERP xâm nhập vào các doanh nghiệp, hầu hết tại các doanh nghiệp, mỗi phòng ban đều sử dụng một loại phần mềm khác nhau. Việc sử dụng riêng lẻ sẽ tạo ra khó khăn cho người dùng trong quá trình kết nối dữ liệu, nhất là khi dữ liệu rất phức tạp và lớn. Hơn nữa, các phần mềm riêng lẻ cũng có thể thiếu đi sự tương thích, có thể dẫn đến xung đột. Để quản lý tất cả các phần mềm doanh nghiệp sẽ mất rất nhiều thời gian, tiêu tốn nhiều nguồn lực. Với ERP, tất cả các phần mềm nhỏ lẻ đều được gộp lại, sử dụng và chia sẻ một cơ sở dữ liệu duy nhất, được phân quyền truy cập cho từng phòng ban đặc thù.

Phần mềm quản lý ERP chính là trợ thủ đắc lực cho những doanh nghiệp mong muốn gia tăng đơn hàng, kiểm soát khách hàng, hiệu quả sản xuất, lượng hàng tồn kho,…

​Kiểm soát thông tin khách hàng: thông tin khách hàng sẽ được chia sẻ cho các phòng ban cần đến chúng như phòng chăm sóc khách hàng, bán hàng, kế toán,… Một giám đốc cấp cao ngồi tại văn phòng có thể kiểm soát được tất cả các thông tin của khách hàng theo thời gian thực, biết được khách hàng đã mua bao nhiêu hàng, chi bao nhiêu tiền và mua tại hệ thống cửa hàng nào của doanh nghiệp.

Tăng tốc quá trình sản xuất, cung cấp hàng hóa, dịch vụ: ERP với những tính năng hỗ trợ, có thể giúp giảm thiểu các công việc thủ công bằng các công đoạn tự động hóa một phần hoặc toàn bộ quy trình. Tự động hóa của ERP được ứng dụng hiệu quả nhất đối với quy trình sản xuất, đóng gói, quản lý đầu ra.

Việc này giúp doanh nghiệp có thể cải thiện được quá trình sản xuất, tiết kiệm thời gian sản phẩm đến tay người tiêu dùng, giảm chi phí nhân công, chi phí lưu kho.

Kiểm tra chất lượng, quản lý dự án: Phần mềm ERP sẽ giúp doanh nghiệp kiểm tra và theo dõi chất lượng sản phẩm, đồng thời giúp doanh nghiệp lên kế hoạch, phân bổ nguồn lực một cách hợp lý. Với phần mềm quản lý ERP, doanh nghiệp có thể nắm được toàn bộ khối lượng công việc mà các thành viên trong dự án đang làm, từ đó có thể tự động gán các thành viên có khả năng vào những công việc phù hợp nhất.

Kiểm soát thông tin tài chính: phần mềm ERP sẽ tự động tổng hợp thông tin từ các bộ phận, phòng ban theo đúng yêu cầu của kế toán, đảm bảo dữ liệu chính xác, hạn chế sai số. ERP cũng có thể hỗ trợ tạo ra các báo cáo tài chính theo chuẩn quốc tế.

Kiểm soát lượng tồn kho:  Với phần mềm ERP, bạn sẽ luôn nắm được tình hình tồn kho, vị trí, số lượng của hàng. Việc này giúp người quản lý dễ dàng hơn trong việc đưa ra quyết định, lên kế hoạch, nhập liệu hoặc đề xuất các phương án bổ sung để đẩy hàng tồn kho lâu ngày ra khỏi kho. Nhờ ERP, thời gian làm việc sẽ giảm đi, nhân sự cần ít hơn, nhưng hiệu suất và tốc độ làm việc của mỗi nhân viên lại gia tăng.

ERP đem đến nhiều lợi ích cho chủ doanh nghiệp

Chuẩn hóa hoạt động về nhân sự: thông qua phần mềm quản lý ERP, giờ làm việc, giờ về, khối lượng đầu việc của mỗi cá nhân được kiểm soát hiệu quả,dù cá nhân đó làm việc ở bộ phận nào. Việc này sẽ hỗ trợ người quản lý đánh giá năng lực nhân viên, thưởng phạt công minh, trả lương đúng thời hạn.

Giao tiếp, xã hội hóa việc liên lạc trong công ty: Việc liên lạc giữa các phòng ban sẽ trở nên dễ dàng hơn nhờ ERP. Hơn thế nữa, phần mềm ERP còn giúp giảm thiểu sự xung đột về quyền lợi giữa các bộ phận.

Các loại ERP

Hiện nay, có rất nhiều doanh nghiệp áp dụng phần mềm quản lý ERP để phục vụ công tác quản lý kinh doanh của mình. Tuy nhiên, hầu như các hệ thống ERP ở mỗi doanh nghiệp đều được xây dựng với cấu trúc khác nhau. Việc sử dụng mô-đun nào trong phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP còn phụ thuộc vào mô hình kinh doanh của từng doanh nghiệp. Các mô-đun phổ biến hầu hết các doanh nghiệp sử dụng bao gồm: quản lý kho hàng, quản lý bán hàng, quản lý nhân sự, quản lý tài chính kế toán, quản lý chăm sóc khách hàng,…. Ngoài ra, tùy theo tính chất và cơ cấu của doanh nghiệp mà có thể sử dụng thêm các mô-đun đặc thù khác.

Nếu như trước đây, phần mềm quản lý ERP truyền thống (được triển khai tại chính server của doanh nghiệp) được ưa chuộng hơn thì giờ đây, với sự phát triển như vũ bão của công nghệ thông tin, Cloud ERP (ERP được lưu trữ trên đám mây) ngày càng được đưa vào sử dụng nhiều hơn bởi mức độ tiện lợi và tiết kiệm chi phí của chúng.

Doanh nghiệp muốn biết được đơn vị mình phù hợp với loại hình ERP nào, cần sử dụng những mô-đun nào cần trải qua quá trình phân tích kỹ lưỡng nhu cầu của mình, tìm hiểu sâu về hệ thống ERP, hiểu được phần mềm quản lý ERP là gì và vai trò của chúng, phối hợp làm việc cùng nhà cung cấp ERP để có thể đưa ra những quyết định chính xác nhất.

Hạn chế của ERP

Phần mềm quản lý ERP có thể đem đến cho doanh nghiệp nhiều lợi ích, nhưng khó khăn là không thể tránh khỏi trong quá trình triển khai. Bởi suy cho cùng, ERP dù hiệu quả đến đâu cũng vẫn chỉ là công cụ. Để triển khai thành công, yếu tố con người chiếm giữ vai trò quyết định.

Để thu được hiệu quả cao khi triển khai ERP, doanh nghiệp nên lưu tâm đến những vấn đề sau:

Đã nhận được sự đồng thuận và thống nhất giữa các nhân viên của các bộ phận trong doanh nghiệp hay chưa? Đặc điểm của con người là ngại thay đổi. Trong khi rất nhiều nhân viên đã quen với cách sử dụng các hệ thống cũ, họ rất ngại khi phải chuyển sang một phần mềm quản trị doanh nghiệp mới. Điều đó đồng nghĩa với việc họ có thể phải thay đổi hoàn toàn cách làm việc từ trước đến nay của mình để thích nghi với hệ thống mới.

Các quy trình vận hành của doanh nghiệp đã tối ưu hay chưa? Nếu như doanh nghiệp chi trả một số tiền lớn cho ERP và không nghiên cứu để tối ưu hóa quá trình vận hành thì số tiền bạn bỏ ra chỉ lãng phí thêm mà thôi. Vì quy trình vận hành tốt thì khi áp dụng ERP vào, doanh nghiệp của bạn mới thu được hiệu quả. Nếu không, ERP sẽ chỉ giúp bạn nhân lên những cái xấu đang tồn tại trong chính những quy trình triển khai mà thôi.

Người lãnh đạo có thấu hiểu hết về hệ thống ERP hay chưa? Phần mềm quản lý ERP là gì? Chúng đem lại những lợi ích gì? Những lưu ý nào doanh nghiệp cần quan tâm trong quá trình triển khai? Đây là yếu tố quan trọng, nếu không thực hiện đúng có thể khiến hệ thống ERP bạc tỷ của bạn nhanh chóng thất bại. Mặc dù bộ phận IT là phòng triển khai nhưng họ không thể hiểu hết về quy trình kinh doanh cũng như các vướng mắc của doanh nghiệp. Chủ doanh nghiệp chứ không phải ai khác là người thấu hiểu nhất điều này. Vì vậy, dù bận trăm công nghìn việc, chủ doanh nghiệp vẫn cần phải sát sao quá trình triển khai ERP.