Ứng dụng ERP cho doanh nghiệp: Lợi ích và thách thức

Theo thống kê của Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam VCCI, hiện chỉ có 1,1% doanh nghiệp Việt ứng dụng giải pháp ERP. Được xem là công cụ quan trọng và cần thiết để hội nhập nhưng ERP vẫn chưa được hiểu và đánh giá đúng tầm.

Hệ thống ERP được định nghĩa tổng quát là giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp. Về hình thức, một giải pháp ERP là tập hợp các phân hệ quản lý toàn bộ công đoạn trong quy trình sản xuất hay kinh doanh của doanh nghiệp gồm: hoạch định, dự báo, kiểm soát quá trình, vật tư đầu vào, sản phẩm đầu ra, phân phối, kế toán, nhân sự… Đây là dạng sản phẩm đặc biệt kết hợp công nghệ thông tin hiện đại, tân tiến với kinh nghiệm quản lý.

Vì thế, việc đầu tư cho một giải pháp ERP không đơn thuần chỉ là mua một phần mềm mà còn là chuẩn hóa các quy trình hoạt động của doanh nghiệp bằng công nghệ thông tin.

1. Các công ty triển khai ERP tại Việt Nam

Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều những công ty triển khai ERP tại Việt Nam. Có những công ty triển khai các phần mềm uy tín của nước ngoài với lợi thế về công nghệ và quy trình quản lý tiên tiến trên thế giới. Nhưng giá thành cao và nhiều bất cập khi ứng dụng tại Việt Nam.

Bên cạnh đó, trên thị trường cũng có nhiều thương hiệu Việt triển khai hệ thống ERP với quy trình quản lý và những am hiểu rõ về các doanh nghiệp và chế độ kế toán Việt Nam. BRAVO là một trong những đơn vị uy tín hàng đầu Việt Nam về giải pháp ERP với hơn 18 năm kinh nghiệm và 3.000 khách hàng trong cả nước.

2. Thực trạng triển khai ERP ở Việt Nam

2.1.       Lợi ích của việc triển khai ERP tại Việt Nam

Tại Việt Nam, các công ty liên doanh hoặc 100% vốn đầu tư nước ngoài là những đơn vị đầu tiên ứng dụng hệ thống ERP. Với ngân sách hàng năm dành cho phát triển hệ thống không nhỏ, các chuyên gia CNTT tại những doanh nghiệp này luôn nắm rõ đặc điểm nghiệp vụ tại công ty mình.

Vì vậy, khi triển khai một phân hệ mới, họ có điều kiện mời chuyên gia nước ngoài có kinh nghiệm lâu năm về chuyên môn, biết cách ứng dụng những quy trình tốt nhất được sử dụng trên thế giới vào giải pháp chuyên ngành tại doanh nghiệp.

Bên cạnh đó cũng có không ít các doanh nghiệp, tập đoàn lớn trong nước đã triển khai thành công hệ thống ERP từ nhiều năm nay. Các dự án được đầu tư một cách nghiêm túc đặc biệt là yếu tố nhân sự.

Quá trình triển khai có thể kéo dài hàng tháng đến cả năm đòi hỏi sự phối hợp làm việc giữa cả doanh nghiệp và nhà cung cấp mới có thể tìm ra giải pháp hợp lý để chuẩn hóa quy trình doanh nghiệp. Kết quả thu được sau triển khai ERP tại các tập đoàn, doanh nghiệp lớn có sự đầu tư công sức, thời gian đúng đắn, ERP đều phát huy được tác động đúng nghĩa của nó.

Những lợi ích mà ERP mang lại có thể không hiển hiện ngay trước mắt, nhưng nó là những lợi ích lâu dài, bền vững mà doanh nghiệp có được. Một số lợi ích phổ biến các giải pháp ERP đã mang lại cho doanh nghiệp mà chúng ta có thể thấy một cách khách quan, đó là:

–      Giúp truy cập thông tin nhanh chóng với độ chính xác, an toàn và ổn định

–      Gúp đồng bộ các nguồn dữ liệu theo quy trình sẽ tránh được sự trùng lặp giữa các công việc

–      Giám sát và cân bằng khả năng tài chính và sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp

–      Giám sát và theo dõi đầy đủ các tiến độ cung cấp hàng hóa cho khách hàng, cũng như việc tiếp nhận vật tư hàng hóa từ nhà cung cấp

–      Tăng cường khả năng tương thích nhanh với quy trình kinh doanh

–      Khả năng mở rộng hệ thống sản xuất kinh doanh sẽ đồng bộ và nhanh chóng

–      Giảm thời gian lưu chuyển và xoay vòng nhanh tiền hàng và hàng hóa, vật tư

–      Đáp ứng yêu cầu thương mại điện tử và kinh doanh số

–      Giảm thiểu các chi phí vô lý và giám sát chặt chẽ các khoản chi phí…

2.2.       Thách thức cho các công ty triển khai ERP tại Việt Nam

Những doanh nghiệp đã triển khai hệ thống ERP hầu hết có quy trình sản xuất và mô hình tổ chức khá phức tạp, cần sự chính xác trong quản lý. Trên thực tế, ERP không phải dành cho tất cả mọi người.

Dù nhìn nhận được những lợi ích, hiệu quả khi ứng dụng giải pháp ERP mang lại nhưng riêng mức giá không hề nhỏ cho một dự án ERP cũng là khoản đầu tư đáng kể cần được cân nhắc. Chỉ những doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn, kinh phí đầu tư không còn là một vấn đề cản trở, thời gian “hoàn vốn” có thể xác định tương đối nhanh mới có thể mạnh dạn với ERP.

Nguyên nhân được lý giải là trình độ nhân sự từ cấp quản lý đến cấp dưới của các doanh nghiệp Việt Nam chưa đáp ứng được, năng lực nhân sự không đồng đều, quy trình sản xuất chưa được chuẩn hóa nhiều khi phải thay đổi để thích ứng được với sự phát triển nóng.

Các giải pháp ERP nếu phải “gò ép” hệ thống theo quy trình lạc hậu của doanh nghiệp sẽ không mang lại hiệu quả mong muốn. Với những quy trình sản xuất nhiều công đoạn thủ công thì việc hiệu chỉnh giải pháp ERP phù hợp với doanh nghiệp trở thành “cơn ác mộng” đối với nhà cung cấp. Thậm chí có những doanh nghiệp đã triển khai nhưng không vận dụng hết năng lực của hệ thống, nhiều nơi chỉ dừng lại ở mức độ kiểm soát.

Một nguyên nhân khác từ phía các công ty triển khai ERP tại Việt Nam đó là số lượng chuyên gia giỏi trong lĩnh vực này còn quá ít và không phải nhà cung cấp nào cũng sở hữu chuyên gia giỏi.

Để triển khai hệ thống ERP cho một doanh nghiệp thì 80% khối lượng công việc là tư vấn và chỉ có 20% khối lượng là công việc kỹ thuật. Tuy nhiên, đa phần các công ty triển khai ERP tại Việt Nam hiện tại còn “non” kinh nghiệm, trình độ nhân sự yếu, chưa đủ uy tín thì đội ngũ tư vấn viên của họ cũng mới chỉ dừng lại ở mức độ triển khai, thiếu khả năng tư vấn cho khách hàng về những quy trình nghiệp vụ.

Những khó khăn thách thức từ nhiều phía khiến nhiều doanh nghiệp vẫn lúng túng trước ERP dù những lợi ích của việc ứng dụng CNTT trong quản lý đã quá rõ ràng, và thị trường cũng không thiếu những đối thủ cạnh tranh đã đi trước một bước lớn khi đã ứng dụng thành công ERP từ nhiều năm. Bản thân mỗi doanh nghiệp cũng cần tự trau dồi cho mình những kiến thức về ERP và quá trình triển khai dự án ERP để nó thật sự mang lại lợi ích cao nhất cho doanh nghiệp thay vì chỉ phụ thuộc vào các nhà cung cấp.