Microsoft Excel (Bài 34): Sử dụng chức năng Find và Replace – ví dụ tách họ tên trong Excel

Khi làm việc với nhiều dữ liệu trong Excel, có thể bạn sẽ gặp khó khăn và gây tốn thời gian xác định vị trí cụ thể của thông tin. Bạn có thể dễ dàng tìm kiếm tập tin Workbook trong Excel bằng cách sử dụng tính năng Find và cho phép sửa đổi nội dung

Tìm kiếm nội dung trong Excel

Trong ví dụ, chúng ta sẽ sử dụng lệnh Find để xác định vị trí một bộ phận cụ thể trong danh sách này.

1. Từ tab Home (Trang chủ), hãy nhấp vào lệnh Find and Select, sau đó chọn Find từ trình đơn thả xuống.

2. Hộp thoại Find and Replace (Tìm và thay thế) sẽ xuất hiện. Nhập nội dung bạn muốn tìm. Trong ví dụ, chúng tôi sẽ nhập tên của bộ phận.

3. Nhấp vào Find Next (Tìm tiếp). Nếu nội dung được tìm thấy, ô chứa nội dung đó sẽ được chọn.

4. Nhấp vào Find Next (Tìm tiếp) để tìm các vị trí khác hoặc Find All (Tìm tất cả) để xem từng vị trí của cụm từ tìm kiếm.

5. Khi hoàn tất, hãy nhấp vào Close (Đóng) để thoát khỏi hộp thoại Find and Replace.

• Bạn cũng có thể truy cập lệnh Find bằng cách nhấn Ctrl + F trên bàn phím.
• Nhấp vào Options (Tùy chọn) để xem các tiêu chí tìm kiếm nâng cao trong hộp thoại Find and Replace.

Thay thế nội dung trong ô Excel 2016

Đôi khi, bạn có thể phát hiện ra nhiều lỗi trong tập tin workbook của mình (chẳng hạn như viết sai chính tả tên của ai đó) hoặc bạn cần thay đổi một từ hoặc cụm từ cụ thể thành một từ hoặc cụm từ khác. Bạn có thể sử dụng tính năng Find and Replace của Excel để thực hiện sửa đổi nhanh chóng. Trong ví dụ, chúng tôi sẽ sử dụng Find and Replace để sửa danh sách tên các bộ phận.

1. Từ tab Home (Trang chủ), hãy nhấp vào lệnh Find and Select (Tìm và chọn), sau đó chọn Replace (Thay thế) từ trình đơn thả xuống.

2. Hộp thoại Find and Replace (Tìm và thay thế) sẽ xuất hiện. Nhập văn bản mà bạn muốn tìm vào trường Find what:.

3. Nhập văn bản mà bạn muốn thay thế trong trường Replace with:, sau đó nhấp vào Find Next (Tìm tiếp).

4. Nếu nội dung được tìm thấy, ô chứa nội dung đó sẽ được chọn.

5. Xem lại văn bản để đảm bảo bạn muốn thay thế văn bản đó.

6. Nếu bạn muốn thay thế nó, hãy chọn một trong các tùy chọn thay thế. Chọn Replace sẽ thay thế các cá thể riêng lẻ, trong khi chọn Replace All (Thay thế tất cả) sẽ thay thế toàn bộ các từ hoặc cụm từ văn bản trong tập tin workbook. Trong ví dụ, chúng tôi sẽ chọn tùy chọn này để tiết kiệm thời gian.

7. Một hộp thoại sẽ xuất hiện, xác nhận số lượng thay thế được thực hiện. Nhấp OK để tiếp tục.

8. Nội dung ô đã chọn sẽ được thay thế.

9. Khi hoàn tất, hãy nhấp vào Close (Đóng) để thoát khỏi hộp thoại Find and Replace.

Nhìn chung, tốt nhất là tránh sử dụng Replace All (Thay thế tất cả) vì nó không cung cấp cho bạn tùy chọn bỏ qua bất kỳ điều gì bạn không muốn thay đổi. Bạn chỉ nên sử dụng tùy chọn này nếu hoàn toàn chắc chắn nó sẽ không thay thế bất cứ điều gì bạn không muốn.

Ví dụ cách tách họ và tên từ danh sách

Tách họ và tên trên excel là vấn đề thường gặp nhất của dân văn phòng. Nếu làm theo phương pháp thủ công thì sẽ mất rất nhiều thời gian. Do đó, để tách họ và tên trên excel một cách đơn giản và nhanh chóng mình xin được hướng dẫn các bạn một cách dưới đây.

Chẳng hạn, bạn cần phải tách họ và tên của một danh sách gồm 3 người sau:

TÁCH TÊN

Sau đó:

• Copy nội dung từ cột HỌ VÀ TÊN sang cột TÊN.
• Khoanh vùng các tên cần tách họ và tên ở cột TÊN
• Nhấn tổ hợp phím Ctrl + H để mở hộp thoại tìm kiếm và thay thế
• Ở hộp thoại Find what trong cửa sổ Replace, hãy nhập: “* ” (dấu sao và khoảng trắng). Chọn Replace All.

Và kết quả:

TÁCH HỌ

• Trỏ chuột qua cột HỌ
• Nhập công thức sau: =LEFT(A2,LEN(A2)-LEN(C2))
• Copy xuống các ô còn lại.

Kết quả cuối cùng: