Microsoft PowerPoint (Bài 2): Tổng quan về Microsoft PowerPoint

PowerPoint là phần mềm có chức năng soạn thảo và trình chiếu các bài thuyết trình nằm trong bộ phần mềm Office của Microsoft. Ngoài những tính năng đã có trong các phiên bản trước, PowerPoint 2010 cải tiến và bổ sung thêm các đặc điểm giúp người dùng tạo ra các bài thuyết trình ấn tượng và chuyên nghiệp, khả năng cộng tác, chia sẻ với đồng nghiệp,… PowerPoint 2010 cũng là phần mềm thuyết trình được sử dụng phổ biến nhất hiện nay.

Để khởi động chương trình PowerPoint 2010, có thể thực hiện các cách sau:

– Chọn Start > All Programs > Microsoft Office > Microsoft PowerPoint 2010.

– Mở biểu tượng Microsoft PowerPoint 2010 trên màn hình Desktop (nếu có).

– Chọn Start > gõ powerpnt vào hộp tìm kiếm sau đó click vào biểu tượng chương trình PowerPoint hiện ra.

Giao diện người dùng của PowerPoint 2010

Khi mở chương trình PowerPoint 2010, cửa sổ chương trình sẽ hiển thị một bản thuyết trình rỗng có dạng như sau:

1. Quick Access Toolbar: thanh công cụ truy cập nhanh, chứa các lệnh thường được sử dụng. Mặc định, thanh này chứa các lệnh Save, Undo, Redo.

2. Ribbon: tương tự như Word và Excel đã trình bày ở các chương trước. Ribbon chứa các lệnh của PowerPoint và được chia thành nhiều thẻ (tab), mỗi thẻ gồm nhiều nhóm lệnh (group).

3. Vùng Overview: mặc định nằm ở bên trái của cửa sổ chương trình trong chế độ Normal, gồm 2 thẻ là Slides và Outline. Thẻ Slides hiển thị thông tin các slide ở dạng thu nhỏ, thẻ Outline chỉ hiển thị các đoạn văn bản trong slide.

4. Vùng Slide: hiển thị nội dung của slide hiện tại trong bài thuyết trình, đây cũng là nơi mà người dùng tạo và chỉnh sửa nội dung của các slide.

5. Vùng ghi chú (Note): chứa các chú thích cho các slide trong bài thuyết trình.

6. Thanh View shortcut: chứa các lệnh cho phép chuyển đổi giữa các chế độ hiển thị bài thuyết trình, phóng lớn thu nhỏ vùng Slide.

Để đóng tập tin thuyết trình: vào thẻ File > Close hoặc nhấn phím Ctrl + F4.
Để thoát khỏi PowerPoint: vào thẻ File > Exit hoặc nhấn phím Alt + F4.

Tạo tập tin thuyết trình

PowerPoint cung cấp nhiều cách để tạo một tập tin thuyết trình mới như: tạo tập tin thuyết trình rỗng, tạo tập tin thuyết trình dựa trên một khuôn mẫu có sẵn hoặc từ tập tin thuyết trình khác. Cách thực hiện:

Lưu tập tin thuyết trình

Để lưu tập tin thuyết trình lần đầu tiên, thực hiện như sau:

Sau khi đã lưu tập tin thuyết trình, khi có hiệu chỉnh, thêm nội dung, người dùng có thể lưu lại bằng một trong các cách sau: Click vào thẻ File > Save, click vào lệnh trên Quick Access Toolbar hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + S.

Để lưu tập tin thuyết trình với các định dạng khác nhau, thực hiện bằng cách vào thẻ File > chọn Save As > chọn định dạng cần lưu trong mục Save as type của hộp thoại Save As.

Các lựa chọn trong mục Save as type của hộp thoại Save As

Mở, di chuyển và đóng tập tin thuyết trình

Để mở một tập tin thuyết trình, thực hiện như sau:

– Click vào thẻ File > chọn Open.

– Chọn tập tin cần mở trong hộp thoại Open.

– Click nút Open để mở tập tin.

Khi tập tin trình chiếu đã được mở, người dùng có thể duyệt qua các slide bằng cách:

– Chọn slide muốn xem trong thẻ Slides của vùng Overview.

– Sử dụng thanh cuộn.

– Nhấn phím Page Up, Page Down trên bàn phím.

Để đóng tập tin thuyết trình, người dùng có thể vào thẻ File > chọn Close hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + F4.