Microsoft Word (Bài 75): Cách so sánh 2 văn bản trong Word

Chức năng so sánh thường không được sử dụng phổ biến tại các công việc. Có thể do bạn chưa biết tới công dụng của chức năng này. Compare dùng để so sánh các văn bản với nhau, tìm ra điểm khác nhau giữa hai văn bản.

Ví dụ, khi bạn làm báo cáo, bạn có thể làm nhiều bản khác nhau từ một bản ban đầu. Để tìm ra sự khác biệt giữa các bản báo cáo này, lúc này chức năng Compare phát huy tác dụng.

Bước 1: Kích chọn Review => Compare menu xổ xuống -> chọn tiếp Compare.

Bước 2: Hộp thoại Compare Documents xuất hiện -> Chọn file văn bản gốc trong mục Original Document -> Chọn file văn bản so sánh trong mục Revised Document -> OK.

Bước 3: Bảng so sánh văn bản xuất hiện:

Màn hình so sánh gồm 4 phần:

– Phần (1): Hiển thị văn bản gốc.

– Phần (2): Hiển thị văn bản đã chỉnh sửa.

– Phần (3): Hiển thị chung văn bản gốc và văn bản đã chỉnh sửa.

– Phần (4): Hiển thị thông tin chỉnh sửa, thao tác chỉnh sửa và người chỉnh sửa…

Ta sẽ đi sâu vào phần 3 và 4.

Phần 3: Văn bản đã chỉnh sửa được đánh dấu gạch đỏ lề bên trái của văn bản.

Ở bước này, bạn có thể tắt các cửa sổ nhỏ 1, 2 và 4, chỉ đề lại phần 3 để duyệt check changes các phần thay đổi phù hợp nhất và lưu văn bản cuối cùng lại.

Phần 4: Hiển thị chi tiết thông tin đã chỉnh sửa.

Ví dụ như: Tổng số lần review: 6 revisions.

Thao tác sửa: chèn (Insert), xóa (Delete)… Và thao tác trên chữ nào, dòng nào đều được hiển thị chi tiết.

Vậy việc so sánh rất cụ thể, chi tiết, người dùng quan sát tổng thể sự thay đổi của file văn bản.

Ngoài ra bạn có thể thay đổi 1 số tùy chọn khi so sánh văn bản bằng cách kích chọn Tracking -> Advanced Options.

Hộp thoại xuất hiện -> lựa chọn đường kẻ thông báo đã chỉnh sửa, màu sắc hiển thị… Cuối cùng bạn kích chọn OK để hoàn tất.

Vậy tiện ích Compare giúp ích rất nhiều trong việc so sánh dữ liệu giúp người dùng có lựa chọn đúng đắn nhất.