Microsoft Word (Bài 26): Các thao tác cơ bản làm việc với Header & Footer:

1. Header & Footer Tools – Hiển thị thanh công cụ chỉnh sửa Header & Footer

Có 2 cách để hiển thị Thanh công cụ chỉnh sửa Header & Footer:

+ Bấm đúp chuột vào phần Lề trên/ Lề dƣới của trang – Top/ Bottom Margin;

+ Sau khi Thêm nội dung Đầu/ Cuối trang – Insert Header/ Footer.

Thanh công cụ chỉnh sửa Header & Footer gồm các nhóm chức năng như sau:

2. Insert Header – Thêm nội dung đầu trang

– Có 2 kiểu nội dung đầu trang – Header :

+ Kiểu do người dùng tự định dạng;

+ Kiểu mẫu có sẵn.

a. Thêm Header do người dùng tự định dạng

– Cách thực hiện :

3. Bấm đúp chuột vào Lề trên của trang – Top
4. Gõ nội dung và định dạng Header như mong muốn.

b. Thêm Header theo mẫu có sẵn

– Có 2 cách thêm Header theo mẫu có sẵn :

+ Cách 1 : Bấm đúp chuột vào phần Lề trên – Top

+ Cách 2 : Insert à Header

– Cách 1 :

5. Bấm đúp chuột vào phần Lề trên – Top
6. Header & Footer Tools à Header : Danh sách mẫu Header
7. Chọn mẫu Header (có thể dùng thanh cuộn – scroll bar để cuộn danh sách)
8. Nhập nội dung vào hộp Title, có thể chuyển sang Tab Home để định dạng
9. Đóng thanh công cụ – Close Header & Footer

Hoặc

Chuyển sang phần Footer – Go to Footer.

Cách 2

10. Insert → Header
11. Chọn mẫu Header trong danh sách
12. Bước 4 và 5 giống như cách 1.

3. Insert Footer – Thêm nội dung cuối trang

– Có 2 kiểu Nội dung cuối trang – Footer :

+ Kiểu do người dùng tự định dạng

+ Kiểu mẫu có sẵn

a. Thêm Footer do người dùng tự định dạng

– Phần Footer thường chứa : Số trang, có thể thêm Ngày soạn thảo hoặc Ngày hiện tại đang mở tài liệu.

– Có 2 kiểu Số trang thường dùng :

+ Trang X hoặc X (trong đó X là số trang hiện thời – Page Number)

+ Trang X – Y (trong đó X là số trang hiện thời, Y là Tổng số trang trong tài liệu – Number of Pages)

– Cách thêm Số trang :

13.Bấm đúp chuột vào Lề dưới của trang – Bottom

14.Header & Footer Tools à Design à Page Number

15.Chọn vị trí thêm Số trang: Bottom of Page – Thêm Số trang vào Lề dưới

• Top of Page – Thêm Số trang vào Lề trên
• Current Position – thêm Số trang vào vị trí hiện thời

16.Chọn kiểu số trang, có 2 kiểu thƣờng dùng:

• Plain Number 2: Chỉ có Số trang, Căn Giữa
• Page X of Y à Bolder Number 2: Số trang trong Tổng số trang, Căn Giữa

17.Chỉnh sửa:

• Plain Number 2 à Thêm chữ “Trang” trƣớc phần Số
• Page X of Y à Bolder Number 2 à Chỉnh sửa (xem hình)

Chú ý: Không được Xóa Số trang.

Số trang do Word thêm vào sẽ có nền màu ghi khi di chuột qua à Tự động tăng.

Số trang do người dùng tự gõ sẽ không có nền màu ghi à Không tự động tăng

– Cách thêm Ngày tháng :

18.Bấm đúp chuột vào Lề dưới của trang – Bottom

19.Header & Footer Tools à Design à Date & Time

20.Trong hộp thoại Date & Time:

• Chọn kiểu định dạng trong mục Available Formats
• Update Automatically – Nếu tích chọn thì ngày tự động cập nhật theo ngày mở tài liệu còn không thì sẽ cố định theo ngày soạn thảo/ ngày thêm Date & Time

b. Thêm Footer theo mẫu có sẵn

Có 2 cách thêm Footer theo mẫu có sẵn :

+ Cách 1 : Bấm đúp chuột vào phần Lề dưới – Bottom

+ Cách 2 : Insert à Header

Cách thực hiện tương tự 2 cách thêm Header theo mẫu có sẵn.

4. Edit/ Remove Header – Chỉnh sửa/ Xóa Header

– Khi sử dụng Header theo mẫu có sẵn, bạn có thể cần 2 chức năng sau :

+ Edit Header – Chỉnh sửa Header

+ Remove Header – Xóa Header (khi việc chỉnh sửa gặp khó khăn hoặc muốn xóa đi làm lại).

– Cách thực hiện với Header và Footer là tƣơng tự nhau.

– Cách thực hiện với Header:

21. Bấm đúp chuột vào Lề trên để mở Thanh công cụ – Header & Footer Tools
22. Header à Edit Header nếu muốn vào soạn thảo Header

Hoặc

Header à Remove Header nếu muốn xóa Header

5. Edit/ Remove Footer – Chỉnh sửa/ Xóa Footer

– Khi sử dụng Footer theo mẫu có sẵn, bạn có thể cần 2 chức năng sau :

+ Edit Footer – Chỉnh sửa Footer

+ Remove Footer – Xóa Footer

– Cách thực hiện với Footer là tƣơng tự với Header.

– Cách thực hiện với Header:

23. Bấm đúp chuột vào Lề trên để mở Thanh công cụ – Header & Footer Tools
24. Header à Edit Header & Footer

Hoặc

Header à Remove Header & Footer

6. Different First Page – Phân biệt Trang Đầu

Trong một tài liệu thì Trang đầu tiên thường là Trang Bìa và không có Header & Footer. Để thực hiện điều này cần Tích chọn Different First Page.

7. Different Odd & Even Pages – Phân biệt Trang Chẵn & Lẻ

– Trong một tài liệu, nếu muốn Header và/ hoặc Footer ở các Trang Lẻ – Odd Page giống nhau và ở các Trang Chẵn – Even Page giống nhau thì cần Tích chọn Odd & Even Pages.

+ Trong phần Odd Page Header: gõ nội dung Trang Lẻ và định dạng

+ Chuyển sang phần Even Page Header bằng nút

+ Trong phần Even Page Header: gõ nội dung Trang Chẵn và định dạng.

8. Header From Top/ Footer From Bottom – Vị trí khoảng cách của Header & Footer với Lề trang