Microsoft Excel

Microsoft Excel (Bài 12): Hướng dẫn sử dụng tính năng AUTOFILL trong Excel

Posted on by HKT

Hướng dẫn sử dụng tính năng AUTOFILL trong Excel

Chức năng tự động điền trong Excel sẽ giúp bạn sao chép cùng một giá trị xuống hoặc điền một chuỗi số hoặc giá trị văn bản. Đây là một phần không thể thay thế của tuỳ chọn Autofill. Chức năng này hiển thị là một hình vuông nhỏ nằm góc phải bên dưới ô hoặc vùng dữ liệu được chọn (fill handle)


Thao tác rất đơn giản. Bất cứ khi nào bạn cần điền chuỗi giá trị vào các ô liền kề, bấm vào hình vuông nói trên và con trỏ chuột sẽ hiển thị thành dấu thập màu đen (+), kéo chuột theo chiều dọc hoặc chiều ngang. Khi bạn thả chuột, bạn sẽ thấy các ô đã chọn được điền giá trị dựa trên mẫu bạn chỉ định.

Một trong những câu hỏi thường gặp là: Làm thế nào tự động điền số trong Excel? Số có thể là ngày tháng, thời gian, thứ, tháng, năm…

Ví dụ, bạn cần tiếp tục một dãy số, hãy nhập hai giá trị đầu tiên vào ô bắt đầu và kéo fill handle để sao chép dữ liệu sang vùng được chỉ định.

Tự động điền còn có thể áp dụng cho bất kỳ dãy số số học nào mà các số trong dãy cách nhau cùng lượng đơn vị. Ví dụ 3, 9, 15… (cách nhau 6 đơn vị)

Ngoài ra, nó còn được sử dụng cho các ô tính không liên quan với nhau về mặt số học, như ví dụ dưới đây.

TẤT CẢ TUỲ CHỌN AUTOFILL – CÁCH TỐI ƯU HÓA FILL HANDLE:

NHẤN ĐÚP CHUỘT ĐỂ TỰ ĐỘNG ĐIỀN VÙNG DỮ LIỆU LỚN

Giả sử bạn có một cơ sở dữ liệu khổng lồ, cụ thể là một danh sách họ và tên, bạn cần chỉ định một con số cho mỗi tên. Bạn có thể hoàn thành thao tác trong nháy mắt bằng cách nhập vào hai số đầu tiên và nhấn đúp chuột vào fill handle.

Chú ý. Cách này chỉ có hiệu quả trong trường hợp sau. Nếu vùng dữ liệu cần tự động điền nằm kế các cột có chứa dữ liệu, Excel sẽ xem xét cột liền kề để xác định ô cuối cùng trong vùng dữ liệu cần được điền. Lưu ý rằng nó sẽ điền dựa trên cột dài nhất trong trường hợp cột bên cạnh vùng dữ liệu trống cần điền có chứa giá trị.

EXCEL – ĐIỀN VÀO MỘT CHUỖI GIÁ TRỊ DẠNG TEXT:

Autofill có thể sao chép dữ liệu mang giá trị number hoặc text.

TẠO DANH SÁCH TÙY CHỌN BẰNG AUTOFILL:

Nếu nội dung điền vào các ô tính tương tự nhau, bạn có thể lưu nó thành danh sách tùy chọn và để Excel tự động điền các giá trị trong danh sách này vào các ô tính.

  1. Nhập tiêu đề và hoàn thanh danh sách.

Chú ý. Một danh sách tùy chọn có thể chứa giá trị text hoặc giá trị text cùng với giá trị số. Nếu bạn cần danh sách chỉ chứa giá trị số, hãy tạo danh sách số nhưng định dạng kiểu text.

  1. Chọn vùng dữ liệu chứa danh sách vừa tạo.
  2. Trong Excel 2003, đi đến Tools > Options > Custom lists

Trong Excel 2007, nhấn chọn nút Office > Excel options > Advanced > lăn con trỏ chuột xuống đến khi bạn thấy Edit Custom Lists… trong phần General.

Trong Excel 2010-2013, nhấn chọn File > Options > Advanced > lăn con trỏ chuột xuống phần General để tìm nút Edit Custom Lists…

  1. Khi bạn đã chọn vùng dữ liệu chứa danh sách vừa tạo, bạn có thể thấy địa chỉ của nó trong phần Import list from cells…

  1. Nhấn nút Import để thấy nội dung danh sách tùy chọn của bạn trong cửa sổ Custom lists.

  1. Cuối cùng, nhấn OK > OK để lưu danh sách.

Khi bạn cần tự động điền danh sách này, gõ tiêu đề của danh sách vào ô cần điền, Excel sẽ tự động điền các giá trị từ danh sách khi bạn fill handle vùng dữ liệu bạn muốn.

SỬ DỤNG AUTOFILL ĐỂ LẶP LẠI CHUỖI:

Bạn cũng có thể sử dụng fill handle để nhập lại chuỗi giá trị, Ví dụ, bạn cần lặp lại các giá trị YES, NO, TRUE, FALSE. Đầu tiên, bạn cần gõ thủ công tất cả các giá trị này để đưa mẫu cho Excel. Sau đó fill handle sang các ô cần thiết.

AUTOFILL THEO CHIỀU DỌC VÀ THEO CHIỀU NGANG

Autofill thường được sử dụng để tự động điền các ô trong một cột. Tuy nhiên, tính năng này cũng có thể áp dụng cho việc điền các ô theo chiều ngang, qua trái hoặc lên trên. Bạn chỉ cần chọn ô tính chứa giá trị và fill handle nó theo hướng mong muốn.

AUTOFILL NHIỀU HÀNG VÀ CỘT

Autofill có thể tự động điền dữ liệu vào nhiều cột và hàng. Nếu bạn chọn hai, ba ô tính hoặc nhiều hơn, fill handle sẽ tự động điền tất cả chúng.

CHÈN Ô TRỐNG KHI ĐIỀN CHUỖI:

Bạn cũng có thể tạo chuỗi giá trị có chứa ô trống như hình dưới đây.

SỬ DỤNG DANH SÁCH AUTOFILL OPTIONS ĐỂ ĐỒNG BỘ DỮ LIỆU ĐƯỢC NHẬP VÀO

Bạn có thể thiết lập cài đặt với danh sách Autofill Options để có kết quả chính xác. Có hai cách để tạo danh sách này.

  1. Nhấp phải vào góc vùng sẽ kéo, kéo thả chuột, danh sách các tùy chọn tự động xuất hiện như hình dưới đây.

  • Copy Cells – tự động điền vào vùng dữ liệu các giá trị giống nhau.
  • Fill Series – điền các giá trị khác nhau vào một hay nhiều ô tính. Autofill sẽ điền vào vùng dữ liệu dựa trên mẫu có sẵn.
  • Fill Formatting Only – tùy chọn này sẽ sao chép định dạng từ ô tính được chọn, sau đó bạn chỉ cần nhập các giá trị vào ô tính.
  • Fill Without Formatting – chỉ sao chép giá trị. Ví dụ, nếu ô tính bắt đầu có nền đỏ, tùy chọn sẽ không sao chép màu nền đó sang ô mới.
  • Fill Days/Weekdays/Months/Years – Nếu ô bắt đầu chứa giá trị ngày, thứ, tháng, năm, bạn có thể nhanh chóng điền vào vùng dữ liệu bằng cách nhấp vào một trong các tùy chọn.
  • Linear Trend – tạo ra các dãy số liền kề hoặc dãy số phù hợp nhất với dữ liệu đã có.
  • Growth Trend – tạo ra một dãy số tăng theo quy tắc số học.
  • Flash Fill – giúp bạn nhập nhiều thông tin lặp lại có cùng định dạng.
  • Series … – lựa chọn này sẽ mở hộp thoại Series với nhiều lựa chọn mở rộng.

  1. Một cách khác để tạo danh sách đó là nhấp vào fill handle, kéo thả chuột, sau đó nhấp vào biểu tượng Autofill Options.

Khi đó, danh sách tùy chọn Autofill sẽ hiện ra.

Danh sách này chỉ chứa một số tùy chọn đã đề cập ở trên.

EXCEL – AUTOFILL CÔNG THỨC:

Tự động điền các công thức là quá trình khá giống với việc sao chép các giá trị xuống, tương tự việc kéo thả fill handle. Bạn sẽ tìm thấy một số mẹo và thủ thuật hữu ích trong một trong những bài viết trước đây của chúng tôi Cách nhanh nhất để chèn công thức vào toàn bộ cột.

Flash fill trong Excel 2013, 2016

Nếu bạn sử dụng Office 2013, 2016 bạn có thể thử Flash Fill, một tính năng mới được giới thiệu trong phiên bản Excel gần đây nhất

Một cách ngắn gọn, Flash Fill nghiên cứu dữ liệu bạn nhập vàp và định dạng được sử dụng, kiểm tra dữ liệu đó đã xuất hiện trong trang tính chưa. Nếu Flash Fill nhận biết được những giá trị này, nó sẽ chọn và đề xuất với bạn một danh sách dựa trên chúng. Bạn có thể nhấn Enter để dán chúng hay bỏ qua. Hãy xem các thao tác trong hình dưới đây.

Flash Fill cho phép bạn định dạng tên, ngày sinh, số điện thoại chỉ bằng một cú click chuột. Bạn gõ vào dữ liệu đầu tiên để Excel có thể nhận dạng và sử dụng. Phần tiếp theo của bài viết sẽ hướng dẫn chi tiết hơn cách sử dụng tính năng hữu ích này.

Tính năng FILL JUSTIFY gộp nhiều ô trong một cột Excel

Ta cùng đến với dữ liệu sau:

Các bạn có thể thấy những từ nằm trong 3 ô A1, A2 và A3 thuộc về một câu. Và khi ta cố nối 3 ô thành một bằng chức năng Merge Cells, kết quả trả về sẽ là dữ liệu của ô đầu tiên.

Nhưng khi sử dụng Fill Justify, kết quả của chúng ta sẽ thế này:

LÀM THẾ NÀO ĐỂ SỬ DỤNG FILL JUSTIFY?

Để sử dụng Fill Justify ta sẽ làm theo những bước sau:

1. Đầu tiên, hãy đảm bảo độ rộng cột của bạn đủ lớn để chứa toàn bộ các kí tự.

2. Chọn toàn bộ dòng chứa kí tự muốn gộp

3. Tại thẻ Home, nhóm Editing, chọn Fill -> Justify.

Trong trường hợp bạn không muốn kéo cột quá rộng, hãy chọn nhiều cột. Fill Justify sẽ tính vào độ dài cột của bạn.

LƯU Ý KHI SỬ DỤNG CHỨC NĂNG FILL JUSTIFY

Khi sử dụng Fill Justify các bạn cần để ý những điểm sau:

  • Bạn chỉ có thể gộp dữ liệu dạng Text. Dạng Number sẽ không thể sử dụng Fill Justify.
  • Bạn chỉ có thể gộp tối đa 255 kí tự vào cùng một ô. Nếu có hơn 255 kí tự, Fill Justify sẽ không thực hiện.
  • Fill Justify chỉ có thể sử dụng với dữ liệu thẳng hàng.