Quy trình nội bộ HKT nhập liệu khi chăm sóc khách hàng đã mua phần mềm

Bài này hướng dẫn quy trình nội bộ Cty HKT nhập liệu của nhân viên kinh doanh khi thực hiện chăm sóc khách hàng (gọi điện hay đến gặp trực tiếp) vào phần mềm HKT Soft của Cty để cập nhật tình trạng hiện tại của khách hàng. Cụ thể theo các bước như sau:

Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm Cty đang dùng như hình dưới

“1” Nhập đúng tên địa chỉ https://hkt.hktsoft.com/; chú ý có s sau https
“2” Nhập tên tài khoản đăng nhập của bạn mà Cty đã giao
“3” Nhập mật khẩu đăng nhập của bạn

Bước 2: Truy cập vào danh sách các khách hàng đã mua phần mềm của công ty như hình dưới

Danh sách khách hàng HKT được phân quyền chỉ có nhân viên kinh doanh chính thức được giao phụ trách mới có quyền truy cập chỉnh sửa khi thực hiện chăm sóc khách hàng (hỗ trợ, gia hạn … với những thay đổi quan trọng), theo các bước cụ thể như sau:

“1” Nhập chuột vào “DS khách hàng” để mở ra danh sách các khách hàng đã mua phần mềm của CTy
“2” Cách tìm kiếm nhanh khách hàng bằng nhập thông tin của khách hàng, hoặc 1 phần thông tin nào đó, nhưng phải đảm bảo viết đúng chữ hoa chữ thường.
“21” Cách tìm kiếm sâu khi dữ liệu lớn hoặc tìm kiếm nhanh không thấy, khi đó nhập chuột vào hình ô vuông để mở bộ lọc chuyên sâu. Ở “22” lựa chọn số lượng khách hàng hiển thị tối đa để hiện hết tất cả có trong cơ sở dữ liệu. “23” Copy vào đây hoặc đánh đúng tên mã hay tên đăng nhập của khách hàng cần tìm kiếm từ danh sách được giao và enter tìm kiếm. Chú ý: phải đánh đúng tên đăng nhập, đúng từ viết hoa viết thường và các dấu cách nếu có. “24” Nhấp chuột vào biểu tượng tìm kiếm bằng ấn enter ở mục trên.
“3” Sau khi đã tìm được đúng khách hàng cần tìm, nhập chuột vào tên đăng nhập của khách hàng để xem thông tin chi tiết, sẽ mở ra giao diện dưới đây.

“1” Sau khi kết thúc cuộc gọi, cần điển lại đủ các thông tin cập nhật vào mục “Mô tả” này về: Ngày giờ đã gọi & tình trạng khách hiện tại, ví dụ ghi như phần bôi xanh ở trên.
Ghi chú: Chỉ cập nhật ghi vào khi gặp trao đổi được với khách hàng, đặc biệt số điện thoại, họ tên người liên hệ nếu có thay đổi; không ghi gì nêu không gặp được khách hàng.
“2” Lưu các thông tin đã cập nhật.
“3” Nhập chuột vào đây để xem chi tiết thông tin tài khoản của khách nếu cần, sẽ ra hình dưới.

“1” Chỉnh sửa các thông tin tài khoản của khách nếu có thay đổi.
“2” Lưu các thông tin đã chỉnh sửa.