Microsoft Excel (Bài 17): Giới thiệu về công thức phép tính cơ bản với thanh công thức trong Excel

Một trong những tính năng mạnh mẽ nhất của Excel là khả năng tính toán thông tin số bằng công thức. Giống như một chiếc máy tính, Excel có thể cộng, trừ, nhân và chia. Trong bài viết này, Quản Trị Mạng sẽ chỉ cho bạn cách sử dụng tham chiếu ô để tạo các công thức đơn giản trong Excel. Mời các bạn tham khảo!

I. Toán tử tính toán

Excel 2016 sử dụng các toán tử tiêu chuẩn cho các công thức, chẳng hạn như dấu cộng cho phép cộng (+), một dấu trừ cho phép trừ (-), một dấu hoa thị cho phép nhân (*), dấu gạch chéo cho phép chia (/) và dấu mũ cho số mũ (^).

Tất cả các công thức trong Excel phải bắt đầu bằng một dấu bằng (=). Điều này có thể là do ô chứa hoặc bằng công thức và giá trị mà nó tính toán.

II. Tìm hiểu Tham chiếu ô (Cell references)

Mặc dù bạn có thể tạo ra các công thức đơn giản trong Excel 2016 bằng các con số (ví dụ =2+2 hoặc =5*5), hầu hết thời gian bạn sẽ sử dụng các địa chỉ ô để tạo một công thức. Đây được gọi là tạo một tham chiếu ô. Sử dụng tham chiếu ô sẽ đảm bảo rằng các công thức của bạn luôn chính xác vì bạn có thể thay đổi giá trị của các ô được tham chiếu mà không cần viết lại công thức.

Trong công thức dưới đây, ô A3 thêm các giá trị của ô A1 và ô A2 bằng cách làm các tham chiếu ô:

Khi bạn nhấn Enter, công thức tính toán và hiển thị câu trả lời trong ô A3:

Nếu các giá trị trong các ô được tham chiếu thay đổi, công thức sẽ tự động tính toán lại:

Bằng cách kết hợp một phép toán tử với các tham chiếu ô, bạn có thể tạo ra một loạt các công thức đơn giản trong Excel. Các công thức cũng có thể bao gồm một kết hợp các tham chiếu ô và số, như trong các ví dụ dưới đây:

III. Tạo một công thức

Trong ví dụ dưới đây, chúng tôi sẽ sử dụng một công thức đơn giản và tham chiếu ô để tính toán ngân sách.

1. Chọn ô chứa công thức. Trong ví dụ, chúng tôi sẽ chọn ô D12.

2. Nhập dấu bằng (=). Chú ý cách nó xuất hiện trong cả ô và thanh công thức.

3. Nhập địa chỉ ô của ô bạn muốn tham chiếu đầu tiên trong công thức: ô D10 trong ví dụ. Một đường viền màu xanh sẽ xuất hiện xung quanh ô được tham chiếu.

4. Gõ toán tử toán học bạn muốn sử dụng. Trong ví dụ, chúng tôi sẽ nhập dấu cộng (+).

5. Nhập địa chỉ ô của ô bạn muốn tham khảo thứ hai trong công thức: ô D11 trong ví dụ. Một đường viền màu đỏ sẽ xuất hiện xung quanh ô được tham chiếu.

6. Nhấn Enter trên bàn phím. Công thức sẽ được tính toán và giá trị sẽ được hiển thị trong ô. Nếu bạn chọn ô đó một lần nữa, hãy lưu ý rằng ô đó hiển thị kết quả, trong khi thanh công thức hiển thị công thức.

• Nếu kết quả của một công thức quá lớn để hiển thị trong một ô, nó có thể xuất hiện dưới dạng các dấu hiệu bảng (#######) thay vì một giá trị. Điều này có nghĩa là cột không đủ rộng để hiển thị nội dung ô. Đơn giản chỉ cần tăng chiều rộng cột để hiển thị nội dung ô.

IV. Sửa đổi các giá trị với tham chiếu ô

Lợi thế thực sự của các tham chiếu ô là chúng cho phép bạn cập nhật dữ liệu trong bảng tính mà không cần phải viết lại các công thức. Trong ví dụ dưới đây, chúng tôi đã sửa đổi giá trị của ô D1 từ 1.200 đôla xuống 1.800 đôla. Công thức trong ô D3 sẽ tự động tính toán lại và hiển thị giá trị mới trong ô D3.

• Excel không phải lúc nào cũng cho bạn biết công thức của bạn có lỗi, do đó bạn phải kiểm tra tất cả các công thức.

V. Tạo ra một công thức sử dụng phương pháp trỏ-và-click

Thay vì nhập các địa chỉ ô theo cách thủ công, bạn có thể trỏ và click vào ô bạn muốn đưa vào công thức của mình. Phương pháp này có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức khi tạo công thức. Trong ví dụ dưới đây, chúng tôi sẽ tạo một công thức để tính toán chi phí đặt hàng một số hộp nhựa.

1. Chọn ô chứa công thức. Trong ví dụ, chúng tôi sẽ chọn ô D4.

2. Nhập dấu bằng (=).

3. Chọn ô bạn muốn tham chiếu đầu tiên trong công thức: ô B4 trong ví dụ. Địa chỉ ô sẽ xuất hiện trong công thức.

4. Gõ phép tính toán tử mà bạn muốn sử dụng. Trong ví dụ, chúng tôi sẽ nhập dấu nhân (*).

5. Chọn ô bạn muốn tham chiếu thứ hai trong công thức: ô C4 trong ví dụ. Địa chỉ ô sẽ xuất hiện trong công thức.

6. Nhấn Enter trên bàn phím. Công thức sẽ được tính toán và giá trị sẽ được hiển thị trong ô.

VI. Sao chép công thức bằng Fill Handle

Các công thức cũng có thể được sao chép vào các ô liền kề với Fill Handle, có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức nếu bạn cần thực hiện tính toán tương tự nhiều lần trong một bảng tính. Fill Handle là hình vuông nhỏ ở góc dưới bên phải của (các) ô được chọn.

1. Chọn ô chứa công thức mà bạn muốn sao chép. Nhấp và kéo Fill Handle vào các ô mà bạn muốn điền.

2. Sau khi bạn thả chuột, công thức sẽ được sao chép vào các ô đã chọn.

VII. Chỉnh sửa một công thức

Đôi khi bạn có thể muốn sửa đổi một công thức hiện có. Trong ví dụ dưới đây, chúng tôi đã nhập một địa chỉ ô không chính xác trong công thức, vì vậy chúng tôi cần phải sửa nó.

1. Chọn ô chứa công thức bạn muốn chỉnh sửa. Trong ví dụ, chúng tôi sẽ chọn ô D12.

2. Nhấp vào thanh công thức để chỉnh sửa công thức. Bạn cũng có thể nhấp đúp vào ô để xem và chỉnh sửa công thức trực tiếp trong ô.

3. Một đường viền sẽ xuất hiện xung quanh bất kỳ ô nào được tham chiếu. Trong ví dụ, chúng tôi sẽ thay đổi phần đầu tiên của công thức thành ô tham chiếu D10 thay vì ô D9.

4. Khi hoàn tất, nhấn Enter trên bàn phím hoặc chọn lệnh Enter trong thanh công thức.

5. Công thức sẽ được cập nhật và giá trị mới sẽ được hiển thị trong ô.

• Nếu bạn đổi ý, bạn có thể nhấn phím Esc trên bàn phím hoặc nhấp vào lệnh Cancel (Hủy) trên thanh công thức để tránh thay đổi công thức của bạn.

Để hiển thị tất cả các công thức trong một bảng tính, bạn có thể giữ phím Ctrl và nhấn ` (dấu huyền). Phím dấu huyền thường nằm ở góc trên cùng bên trái của bàn phím. Bạn có thể nhấn Ctrl+` một lần nữa để chuyển về chế độ xem bình thường.

VIII. Phép tính với ngày tháng và thời gian

Cách đơn giản nhất để trừ ngày tháng là sử dụng liên kết tới ô và đặt kết quả ở ô thứ 3.

VD: Tại ô A1 nhập 1/1/2018

Tại ô A2 nhập 2/3/2018

Ô A3 nhập =A2-A1 kết quả trả về số ngày = 60 ngày.

Bạn cũng có thể nhập trực tiếp phép toán và kết quả trong cùng 1 ô, với sự trợ giúp của hàm DATE hoặc DATEVALUE.

=DATE(2018,3,2)-DATE(2018,1,1)

=DATEVALUE("3/2/2018")-DATEVALUE("1/1/2018")

Tương tự, thời gian cũng có 2 cách trừ. Thứ nhất, chia 3 ô bao gồm số bị trừ, số trừ và hiệu.

Thứ hai, sử dụng hàm TIMEVALUE. VD:

=TIMEVALUE(“12:30 PM”)-TIMEVALUE(“12:00 PM”)

IX. Cách hiển thị, ẩn, mở rộng hoặc thu gọn thanh công thức

Trong bài viết này, Học Excel Online sẽ hướng dẫn các bạn thanh công thức là gì, làm thế nào để hiển thị thanh công thức bị mất trong nhiều phiên bản Excel khác nhau, cách mở rộng thanh công thức để toàn bộ dãy công thức có thể hiển thị đầy đủ.

Excel formula bar là một thanh công cụ đặc biệt nằm phía trên cửa sổ trang tính Excel, dán nhãn với biểu tượng hàm (fx) Bạn có thể nhập vào công thức mới hoặc sao chép một công thức có sẵn trên thanh.

Thanh công thức rất tiện lợi, giúp bạn xem toàn bộ dãy công thức dài mà không cần mở rộng các ô lân cận.

Thanh công thức được kích hoạt ngay khi bạn đánh dấu bằng trong bất kỳ ô tính nào hoặc nhấn vào bất cứ điểm nào trên thanh này.

HIỂN THỊ THANH CÔNG THỨC TRONG EXCEL 2016, 2013 VÀ EXCEL 2010

Trong những phiên bản Excel hiện đại, bạn có thể bỏ ẩn thanh công thức bằng cách truy cập vào thẻ View, đánh dấu chọn Formula Bar trong nhóm Show.

HIỂN THỊ THANH CÔNG THỨC TRONG EXCEL 2007

Trong Excel 2007, lựa chọn Formula Bar nằm trong thẻ View > Show/Hide

HIỂN THỊ THANH CÔNG THỨC TRONG EXCEL 2OO3 VÀ XP

Để chèn thanh công thức vào các phiên bản Excel cũ, vào Tools > Options, sau đó mở thẻ View, chọn hộp Formula Bar dưới danh mục Show.

Bỏ ẩn thanh công thức bằng Excel Options

• Nhấn chuột vào File (hoặc nút Office ở những phiên bản cũ hơn).
• Đi đến Options.
• Nhấn chọn Advanced ở bảng bên trái.
• Lăn chuột xuống phần Display và đánh dấu chọn Show Formula bar.

ẨN THANH CÔNG THỨC TRONG EXCEL

Để mở rộng không gian làm việc tối đa cho trang tính, chúng ta có thể ẩn thanh công thức đi. Và bạn hoàn toàn có thể thực hiện điều này bằng cách bỏ đánh dấu chọn Formula bar trong hộp thoại Excel Options như trên, hoặc vào View > Show.

MỞ RỘNG THANH CÔNG THỨC TRONG EXCEL

Nếu bạn thiết lập một công thức phức tạp, có thể nó quá dài để hiển thị toàn bộ trong thanh công thức, bạn có thể mở rộng thanh này theo cách sau:

• Đặt con trỏ chuột ngay cạnh dưới thanh công thức đến khi xuất hiện mũi tên hai chiều màu trắng.
• Nhấn giữ con trỏ chuột đến khi thanh công thức đủ rộng để hiển thị toàn bộ công thức.

PHÍM TẮT MỞ RỘNG THANH CÔNG THỨC

Một cách khác để mở rộng thanh công thức trong Excel là sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl + Shift + U. Để phục hồi kích cỡ mặc định của thanh công thức, nhấn tổ hợp phím này lần nữa.