Kinh nghiệm - Kiến thức

KHÓ KHĂN CỦA DOANH NGHIỆP KHI TRIỂN KHAI PHẦN MỀM QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP ERP

Posted on by HKT

Mặc dù ERP nói chung và HKTSOFT nói riêng đang là một trong những phần mềm quản trị doanh nghiệp hiệu quả nhất và được ứng dụng rộng rãi tại hầu hết tất cả các doanh nghiệp vừa vả nhỏ trong và ngoài nước. Tuy vậy, thực tế thì doanh nghiệp vẫn sẽ gặp phải những khó khăn nhất định trong quá trình triển khai phần mềm ERP này trong quá trình quản trị doanh nghiệp.

Vậy những khó khăn đó là gì, và làm thế nào để doanh nghiệp có thể khắc phục triệt để những khó khăn đó, tạo điều kiện thuận lợi để phần mềm ERP hoạt động hiệu quả nhất, tận dụng được tối đa những chức năng nền tảng, hỗ trợ chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ trong quá trình quản trị doanh nghiệp? Chúng ta hãy cùng tìm hiểu những thông tin đó trong bài viết dưới đây.

  1. Doanh nghiệp chưa có thói quen ứng dụng CNTT vào quản trị doanh nghiệp

Thực tế hiện nay, có không ít doanh nghiệp vừa và nhỏ, thậm chí kể cả các doanh nghiệp đã trải qua quãng thời gian hình thành và phát triển rất dài, hầu như chưa tận dụng được những tiến bộ trong CNTT vào quản trị doanh nghiệp, hầu như các công đoạn đều được thực hiện thủ công.

Chính vì thế, khi quyết định sử dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP, nhiều doanh nghiệp tự đặt mình vào tình huống khó khăn khi phải đào tạo lại toàn bộ quá trình sử dụng CNTT của các nhân viên các bộ phận trong công ty.

Để tránh việc lãng phí trong quá trình sử dụng phần mềm ERP, tốt hơn hết doanh nghiệp nên tiến hành khảo sát hiện trạng sử dụng CNTT trong nội bộ doanh nghiệp kỹ càng để đưa ra những phán quyết chính xác.

  1. Quá trình phân tích hoạt động kinh doanh chưa được tiến hành bài bản

ERP là một trong những phần mềm hiệu quả nếu được sử dụng hợp lý. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp chủ quan trong quá trình phân tích hoạt động kinh doanh để lựa chọn ra những giải pháp phù hợp thì không những doanh nghiệp không thể tận dụng tốt những ưu điểm mà thậm chí có thể gặp nhiều khó khăn hơn so với việc không triển khai ERP.

Phần mềm ERP được phát triển dựa trên nền tảng Odoo. Chính vì vậy, phần mềm này sở hữu hơn 30 mô – đun cốt lõi và hơn 3000 mô – đun tùy chỉnh. Chính vì vậy, để lựa chọn cho doanh nghiệp mình những mô – đun phù hợp, chủ doanh nghiệp cần phải sát sao trong quá trình phân tích hoạt động kinh doanh trước khi triển khai để đảm bảo phần mềm ERP được lựa chọn đáp ứng được đầy đủ nhu cầu và mô hình của doanh nghiệp.

  1. Doanh nghiệp chưa thực sự biết mình cần gì

Nhiều doanh nghiệp lựa chọn phần mềm ERP theo trào lưu mà không có quá trình tìm hiểu kỹ lưỡng về lợi ích và sự phù hợp của chúng, làm thế nào để tận dụng tối đa được những lợi ích từ phần mềm này.

Chính vì thế, doanh nghiệp chưa hiểu mô hình ERP, cũng bị động trong quá trình tìm hiểu về nhu cầu của chính bản thân mình, dẫn tới có thể lãng phí chi phí, thời gian, nguồn lực mà không đem lại kết quả gì.

  1. Khó khăn trong quá trình truyền đạt thông tin giữa doanh nghiệp và đơn vị cung ứng

Phần mềm ERP là một mảng khá đặc thù mà hầu hết trước khi tìm hiểu các chủ doanh nghiệp và các nhà quản lý khá mơ hồ về khái niệm của chúng nếu không phải người trong ngành. Vì thế, quá trình trao đổi bước đầu giữa đơn vị cung ứng phần mềm ERP và doanh nghiệp có thể gặp nhiều khó khăn, rào cản do hai bên chưa thực sự hiểu nhau.

Để khắc phục được tình trạng này, phía doanh nghiệp, trước khi tiến hành trao đổi nên tìm hiểu kỹ lưỡng về phần mềm ERP.

Đối với đơn vị cung ứng, cần tìm ra những cách diễn đạt tường minh nhất, trực quan nhất, nên sử dụng các hình ảnh và các casestudy để doanh nghiệp có thể hình dung rõ ràng về phần mềm ERP.

Khi xuất hiện các vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai, hai bên cần kịp thời thông báo cho nhau để tránh bị bỏ lỡ những thông tin quan trọng, có thể dẫn đến tư vấn sai hoặc thiết kế cấu hình ERP không tương thích với mô hình doanh nghiệp.

  1. Chủ doanh nghiệp phải tiết lộ những thông tin quan trọng ra ngoài

Để một mô hình ERP thực sự hoạt động có hiệu quả, chủ doanh nghiệp và đơn vị cung ứng cần hiểu nhau đến mức tường minh tất cả mọi thứ, kể cả những thông tin tuyệt mật, những bí mật trong kinh doanh. Chính vì vậy, đây là điều nhiều chủ doanh nghiệp băn khoăn. Vì nếu thông tin bị rò rỉ ra ngoài, doanh nghiệp có thể đánh mất tính cạnh tranh hoặc vị thế của mình, bị sao chép, ăn cắp ý tưởng, giá trị cốt lõi.
Vì vậy, để tiến hành ERP hiệu quả, chủ doanh nghiệp nên lựa chọn những đối tác cung ứng đáng tin cậy và nên đặt niềm tin cũng như chia sẻ với nhà cung ứng tất cả những thông tin liên quan để xây dựng hệ thống.

  1. Giá thành triển khai ERP cao

Không ai có thể phủ nhận hiệu quả vượt trội mà ERP đem lại, tuy nhiên phần mềm ERP thực sự không phải ai cũng có đủ tiềm lực để thực hiện. Với mức giá khoảng trên dưới 100.000 USD cho một dự án ERP trung bình, chủ doanh nghiệp, đặc biệt là các chủ doanh nghiệp nhỏ, cần cân nhắc rất nhiều trước khi đưa ra quyết định.

  1. Sự phản đối của các đơn vị cơ sở

Điều này rất quan trọng, vì nếu chủ doanh nghiệp tự ý quyết định mà không thông qua các bộ phận phía dưới, có thể sẽ gặp phải sự phản đối khi các bộ phận đã quen sử dụng các phần mềm trước đây, giờ phải chuyển sang một phần mềm mới, hiệu quả chưa được kiểm chứng nhưng họ lại mất thêm thời gian để làm quen. Trong quá trình đó, các đầu việc của các bộ phận có thể bị lỡ dở.

Không chỉ vậy, nếu trước kia, dữ liệu là tài sản riêng của mỗi phòng ban, các phòng ban khác khi muốn truy xuất sẽ phải “xin” dữ liệu, thì với ERP, mọi thông tin và dữ liệu được công khai, khiến một số phòng ban cảm thấy mất đặc quyền sở hữu dữ liệu. Một khó khăn khác khi lãnh đạo và nhân viên không thống nhất được quan điểm đó là: quyền lợi của một số cá nhân, phòng ban mâu thuẫn với mục tiêu của dự án, dẫn đến việc họ không nhiệt tình làm việc hoặc cản trở triển khai thực hiện dự án. Như vậy, điều quan trọng ở đây là: người điều hành doanh nghiệp và mọi nhân viên cần phải có quan điểm chung để có thể sử dụng phần mềm ERP một cách hiệu quả và thành công nhất.
Chính vì thế, doanh nghiệp cần thống nhất các bộ phận trước khi thực sự tiến hành triển khai.

  1. Doanh nghiệp không thực sự quyết tâm trong quá trình triển khai

Nhiều chủ doanh nghiệp, sau khi tìm hiểu, nhận thấy rằng dù bỏ ra một số tiền lớn để đầu tư, nhưng lợi nhuận thu về được từ phần mềm này rất lớn, vì thế không ngần ngại bỏ tiền. Tuy nhiên, đôi khi, chủ doanh nghiệp khá chủ quan, cho rằng phần mềm ERP dễ thực hiện, chưa hình dung được đầy đủ các khó khăn trong quá trình triển khai. Vì vậy, khi thực sự đưa vào hoạt động, dự án có thể dễ dàng bị ngừng lại giữa chừng mà không tiếp tục đi đến cuối cùng để hưởng trái ngọt từ những lợi ích mà ERP đem lại.

Để khắc phục được tình trạng này, khi tư vấn, nhà cung ứng cần thẳng thắn và trung thực khi chia sẻ những khó khăn trong việc tiến hành triển khai ERP để chủ doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan nhất, chuẩn bị sẵn sàng tinh thần để vượt qua khó khăn.

Mặc dù, trong quá trình triển khai, doanh nghiệp sẽ gặp phải một số rào cản nhất định, nhưng không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp ngại khó mà không triển khai. Bởi vì nếu vượt qua những khó khăn và rào cản đó, doanh nghiệp sẽ thu về được nguồn lợi khổng lồ. Thực tế, các doanh nghiệp sử dụng thành công phần mềm ERP đã chứng minh điều đó. Điển hình là VMT Group, Thịnh Cường, Sakura Việt Nam, Bà Nà Hills, Sun Group, Viettel, MobiFone, VinaPhone,…

Hãy để ERP thực sự trở thành trợ thủ đắc lực của chủ doanh nghiệp trong mỗi bước đường kinh doanh và phát triển doanh nghiệp.