Microsoft Excel (Bài 47): Định dạng trang Page Layout và in Print bảng tính

Đôi khi, bạn muốn in bảng tính Excel để xem và chia sẻ dữ liệu ngoại tuyến. Khi chọn cài đặt page layout (định dạng trang) của mình, bạn có thể dễ dàng xem trước và in bảng tính từ Excel bằng cách sử dụng cửa sổ Print (In). Hãy cùng Quản Trị Mạng tham khảo bài viết hướng dẫn định dạng trang và in bảng tính trong Excel nhé!

Định dạng trang và in bảng tính Excel

I. Truy cập cửa sổ Print

1. Chọn tab File. Chế độ Backstage view sẽ xuất hiện.

2. Chọn Print (In). Cửa sổ Print sẽ xuất hiện.

II. In một bảng tính

1. Điều hướng đến cửa sổ Print, sau đó chọn máy in mong muốn.

2. Nhập số lượng bản sao mà bạn muốn in.

3. Chọn cài đặt bổ sung nếu cần.

4. Nhấp vào In.

III. Chọn vùng in

Trước khi in một bảng tính Excel, điều quan trọng là phải quyết định chính xác những thông tin bạn muốn in ra. Ví dụ: nếu có nhiều bảng tính trong bảng tính của mình, bạn sẽ cần quyết định xem bạn muốn in toàn bộ bảng tính hay chỉ các bảng tính đang hoạt động. Cũng có thể bạn chỉ muốn in nội dung được chọn từ bảng tính.

1. In các trang tính hiện hành

Các bảng tính được coi là đang hoạt động khi được chọn.

1. Chọn bảng tính bạn muốn in. Để in nhiều trang tính, hãy nhấp vào bảng tính đầu tiên, giữ phím Ctrl trên bàn phím, sau đó nhấp vào bảng tính khác mà bạn muốn chọn.

2. Điều hướng tới cửa sổ In.

3. Chọn Print Active Sheets (Các trang tính hiện hành) từ trình đơn thả xuống Print Range (Vùng in).

4. Nhấp vào nút In.

2. In toàn bộ bảng tính

1. Điều hướng tới cửa sổ In.

2. Chọn Print Entire Workbook (In toàn bộ bảng tính) từ trình đơn thả xuống Print Range (Vùng in).

3. Nhấp vào nút In.

3. In một vùng chọn

Trong ví dụ, chúng tôi sẽ in bản ghi cho 40 nhân viên bán hàng đứng đầu ở bảng tính trung tâm.

1. Chọn các ô mà bạn muốn in.

2. Điều hướng tới cửa sổ In.

3. Chọn Print Selection từ trình đơn thả xuống Print Range.

4. Bản lựa chọn xem trước của bạn sẽ xuất hiện trong cửa sổ Preview (Xem trước).

5. Nhấp vào nút In để in vùng chọn.

• Nếu muốn, bạn có thể cài đặt khu vực in trước để hình dung những ô nào sẽ được in khi bạn làm việc trong Excel. Đơn giản chỉ cần chọn các ô bạn muốn in, nhấp vào tab Page Layout, chọn lệnh Print Area, sau đó chọn Set Print Area. Lưu ý rằng nếu cần in toàn bộ bảng tính, bạn cần xóa vùng in.

IV. Điều chỉnh nội dung

Đôi khi, bạn phải thực hiện những điều chỉnh nhỏ từ ô Print để nội dung bảng tính nằm gọn trên một trang in. Cửa sổ Print bao gồm một số công cụ giúp chia tỉ lệ phù hợp với nội dung bảng tính của bạn, chẳng hạn như chia tỉ lệ và lề trang.

1. Thay đổi định hướng trang

Excel 2016 cung cấp hai tùy chọn định hướng trang: landscape (phong cảnh) và portrait (chân dung). Landscape hướng trang theo chiều ngang, trong khi portrait hướng trang theo chiều dọc. Trong ví dụ, chúng tôi sẽ thiết lập hướng landscape.

1. Điều hướng tới cửa sổ In.

2. Chọn hướng mong muốn từ trình đơn thả xuống Page Orientation. Trong ví dụ, chúng tôi sẽ chọn Landscape Orientation (Định hướng phong cảnh).

3. Định hướng trang mới sẽ được hiển thị trong ô Preview (Xem trước).

2. Tinh chỉnh nội dung trước khi in

Nếu một số nội dung của bạn bị cắt bởi máy in, bạn có thể sử dụng chia tỉ lệ để bảng tính thu gọn vào trang một cách tự động.

1. Điều hướng tới cửa sổ In. Trong ví dụ, chúng tôi nhìn thấy ở khung Preview nội dung bảng tính sẽ bị cắt khi in.

2. Chọn tuỳ chọn mong muốn từ trình đơn thả xuống Scaling. Trong ví dụ, chúng tôi sẽ chọn Fit All Columns on One Page.

3. Bảng tính sẽ được thu gọn để xuất hiện đủ trong một trang.

• Lưu ý rằng các bảng tính sẽ trở nên khó đọc hơn vì chúng được thu nhỏ lại. Vì vậy, có thể bạn sẽ không muốn sử dụng tùy chọn này khi in một bảng tính với nhiều thông tin. Trong ví dụ, chúng tôi sẽ thay đổi thiết lập tỉ lệ thành No Scaling.

V. Sử dụng lệnh Print Titles

Nếu bảng tính của bạn sử dụng tiêu đề mục, điều quan trọng là bao gồm các tiêu đề trên mỗi trang của bảng tính được in. Sẽ rất khó để đọc một bảng tính được in nếu tiêu đề chỉ xuất hiện trên trang đầu tiên. Lệnh Print Titles cho phép bạn lựa chọn các hàng và cột cụ thể xuất hiện trên mỗi trang.

1. Nhấp vào tab Page Layout trên thanh công cụ Ribbon, sau đó chọn lệnh Print Titles.

2. Hộp thoại Page Setup (Cài đặt trang) sẽ xuất hiện. Từ đây, bạn có thể chọn hàng hoặc cột lặp lại trên mỗi trang. Trong ví dụ, chúng tôi sẽ lặp lại hàng đầu tiên.

3. Nhấp vào nút Collapse Dialog bên cạnh trường Rows to repeat at top: (Các dòng lặp lại ở đầu:).

4. Con trỏ sẽ trở thành một mũi tên lựa chọn nhỏ và hộp thoại Page Setup sẽ bị thu gọn lại. Chọn (các) hàng bạn muốn lặp lại ở đầu mỗi trang in. Trong ví dụ, chúng tôi sẽ chọn hàng 1.

5. Hàng 1 sẽ được thêm vào Rows to repeat at top:. Nhấp vào nút Collapse Dialog.

6. Hộp thoại Page Setup sẽ mở rộng. Để lặp lại một cột, sử dụng cùng một quy trình được hiển thị trong các bước 4 và 5. Trong ví dụ, chúng tôi chọn lặp lại hàng 1 và cột A.

7. Khi đã hài lòng với các lựa chọn của mình, hãy nhấp vào OK.

8. Trong ví dụ, hàng 1 xuất hiện ở đầu mỗi trang và cột A xuất hiện ở bên trái mỗi trang.

VI. Điều chỉnh ngắt trang

1. Nhấp vào lệnh Page Break Preview (Xem trước ngắt trang) để thay đổi sang chế độ xem Page Break (Ngắt trang).

2. Các đường chấm nét đứt dọc và ngang biểu thị các điểm ngắt trang. Nhấp và kéo một trong những dòng này để điều chỉnh ngắt trang đó.

3. Trong ví dụ, chúng tôi đã đặt ngắt trang nằm ngang giữa hàng 21 và hàng 22.

4. Trong ví dụ, tất cả các trang bây giờ hiển thị cùng một số hàng do thay đổi trong ngắt trang.

VII. Sửa đổi lề trong ô Preview (Xem trước):

Lề là khoảng trống giữa nội dung và cạnh của trang. Đôi khi, bạn cần phải điều chỉnh lề để dữ liệu hiển thị dễ đọc hơn. Bạn có thể sửa đổi lề trang từ ngăn In.

1. Điều hướng tới ngăn In.

2. Chọn kích thước lề mong muốn từ trình đơn thả xuống Page Margins. Trong ví dụ, chúng tôi chọn Narrow Margins (Thu hẹp biên).

3. Lề mới sẽ được hiển thị trong ô Preview.

• Bạn có thể tự điều chỉnh lề bằng cách nhấp vào nút Show Margins (Hiển thị lề) ở góc dưới bên phải, sau đó kéo đường kẻ lề trong cửa sổ Preview (Xem trước).

VIII. Quản lý thẻ Page

Thẻ Page nằm trong hộp thoại Page Setup thuộc Page Layout. Tại thẻ này chứa những chức năng căn chỉnh dành cho trang in như sau:

ORIENTATION

Đây là chức năng cho phép thay đổi hướng giấy. Có hai hướng đó là Portrait (Chân dung) – hướng giấy đứng dọc; Landscape (Cảnh quan) – hướng giấy nằm ngang. Tùy vào mục đích tổ chức dữ liệu theo hướng ngang hay dọc mà người sử dụng tùy chọn phù hợp.

SCALING

Trong Scaling người sử dụng sẽ có tùy chọn để điều chỉnh tỷ lệ dữ liệu so với trang giấy. Có thể giữ nguyên kích cỡ in ra khi lựa chọn 100% tại mục Adjust to: … % normal size; gấp đôi với 200%, hoặc làm phao với 10-20%.

Mục Fit to cho phép điều chỉnh số lượng dữ liệu trong trang giấy dựa vào chiều dài và rộng của dữ liệu.

Ví dụ: Ở điều kiện thường, dữ liệu của bạn chiếm 4 trang về chiều ngang và 4 trang về chiều dọc. Khi thay đổi thành Fit to: 1 page(s) wide by 1 tall, dữ liệu sẽ tự co lại 4 lần để về trang giấy; hoặc với lựa chọn 1 page(s) wide by 2 tall, dữ liệu của bạn sẽ co lại 4 lần về chiều ngang và 2 lần về chiều dọc.

Paper size: chứa những mẫu kích cỡ giấy có sẵn được quy ước như: Letter, A3, A4, A5…

Print Quality: chất lượng in, gồm mức 600 dpi và 1200 dpi.

First Page Number: số thứ tự trang đầu tiên được đánh số. Thay đổi điều này có thể biến trang đầu tiên trong quyển sách của bạn thành trang thứ 100 và bỏ qua các trang từ 1-99.

VIII. Quản lý thẻ Margins

Tại đây bạn sẽ được thấy các thông số bao gồm: Top, Header, Left, Right, Bottom, Footer. Đó là các vị trí tương ứng của dữ liệu trong trang giấy. Bằng việc thay đổi, bạn có thể khiến dữ liệu lùi vào hoặc lùi ra, đi lên hoặc đi xuống, khiến cho việc bố cục một văn bản được khoa học hơn.

CENTER ON PAGE

Sử dụng chức năng này giúp văn bản có được bố cục dễ nhìn nhất: Căn giữa. Với Horizontally, dữ liệu được căn giữa giấy theo chiều ngang. Với Vertically, dữ liệu theo chiều dọc. Để kiểm tra, bạn có thể nhìn lên tờ giấy mẫu giúp ước lượng được sự thay đổi đã diễn ra như thế nào.

Chúc các bạn vui vẻ