Microsoft Word (Bài 41): Cách tạo biểu đồ

Biểu đồ là công cụ bạn có thể sử dụng để truyền tải thông tin dưới dạng đồ họa. Việc sử dụng biểu đồ trong tài liệu sẽ giúp bạn minh họa dữ liệu dạng số như so sánh hay xu hướng để người đọc dễ hiểu hơn.

Có rất nhiều loại biểu đồ cho bạn lựa chọn, ví dụ như biểu đồ đường, biểu đồ tròn, biểu đồ cột,… Bạn có thể sử dụng chúng tùy vào mục đích và nội dung sao cho phù hợp.

Cách chèn biểu đồ Word 2016

Word 2016 sử dụng một cửa sổ bảng tính riêng để nhập và chỉnh sửa dữ liệu biểu đồ, tương tự như trong Excel. Quá trình nhập dữ liệu cũng khá đơn giản.

Chèn biểu đồ

Bước 1: Đặt điểm chèn tại nơi bạn muốn biểu đồ xuất hiện.

Bước 2: Điều hướng tới tab Insert, sau đó nhấp chọn Chart trong mục Illustrations.

Bước 3: Một hộp thoại sẽ xuất hiện. Để xem các tùy chọn, hãy nhấp vào loại biểu đồ từ khung bên trái, sau đó duyệt tới các biểu đồ ở phía bên phải cửa sổ.

Bước 4: Chọn dạng biểu đồ mà bạn muốn, sau đó nhấp chọn OK.

Bước 5: Lúc này, biểu đồ và bảng tính sẽ xuất hiện. Văn bản trong bảng tính chỉ ở dưới dạng mẫu và bạn cần thay chúng bằng dữ liệu nguồn của mình.

Bước 6: Nhập dữ liệu nguồn vào bảng tính.

Bước 7: Theo mặc định, chỉ những dữ liệu đính kèm trong hộp màu xanh xuất hiện trong biểu đồ. Do đó, nếu muốn tăng hoặc giảm phạm vi dữ liệu xuất hiện, hãy nhấp và kéo góc dưới bên phải của hộp màu xanh.

Bước 8: Khi đã hoàn tất việc nhập dữ liệu, nhấp chọn dấu X để đóng cửa sổ bảng tính.

Kết quả biểu đồ thu được.

Lưu ý: Để chỉnh sửa lại biểu đồ, bạn chỉ cần nhấp vào biểu đồ đó, sau đó nhấp chọn Edit Data trong tab Design. Cửa sổ bảng tính sẽ xuất hiện để bạn thay đổi.

Tạo biểu đồ với dữ liệu Excel có sẵn

Nếu bạn đã có dữ liệu trong file Excel, bạn có thể sao chép và dán nó vào Word thay vì phải nhập lại bằng tay. Chỉ cần mở bảng tính trong Excel, sao chép và dán vào Word như dữ liệu nguồn bình thường.

Chỉnh sửa biểu đồ Word 2016 bằng công cụ chuyên dụng

Chuyển đổi dữ liệu hàng và cột

Đôi khi bạn sẽ muốn thay đổi biểu đồ theo nhóm dữ liệu. Ví dụ: Trong biểu đồ bên dưới, dữ liệu được phân nhóm theo thể loại và mỗi cột là 1 tháng. Nếu chúng ta chuyển đổi các hàng và cột, dữ liệu sẽ được nhóm lại theo tháng. Trong cả hai trường hợp, dữ liệu đều giống nhau, chỉ khác nhau về cách trình bày.

Bước 1: Chọn biểu đồ bạn muốn chỉnh sửa. Tab Design sẽ xuất hiện phía bên phải thanh ribbon

Bước 2: Từ tab Design, nhấp chọn Edit Data trong mục Data.

Bước 3: Nhấp chọn biểu đồ một lần nữa, sau đó làm tương tự bước 2 và chọn Switch Row/Column.

Bước 4: Các hàng và cột sẽ được chuyển đổi cho nhau. Trong ví dụ của chúng tôi, dữ liệu đã được nhóm theo tháng và mỗi cột tượng trưng cho các loại.

Thay đổi loại biểu đồ

Bước 1: Chọn biểu đồ mà bạn muốn thay đổi. Từ tab Design, nhấp chọn Change Chart Type.

Bước 2: Một hộp thoại sẽ xuất hiện. Tại đây, bạn có thể chọn loại biểu đồ thích hợp và nhấn chọn OK.

Bước 3: Kết quả sau khi thay đổi loại biểu đồ. Trong ví dụ của chúng tôi, biểu đồ đường sẽ giúp người đọc dễ hiểu hơn.

Thay đổi bố cục biểu đồ

Bước 1: Chọn biểu đồ mà bạn muốn chỉnh sửa. Từ tab Design, nhấp chọn Quick Layout, sau đó chọn bố cục biểu đồ trong menu thả xuống.

Bước 2: Biểu đồ sẽ cập nhật để hiển thị layout mới.

Chú ý: Nếu bạn thấy biểu đồ không hiển thị những nội dung bạn muốn, bạn có thể chọn Add Chart Element trên tab Design để bổ sung các tiêu chí cần thiết.