Tài liệu nôi bộ

Quy trình nội bộ HKT nhập liệu khi tìm kiếm và gọi điện khách hàng mới

Posted on by HKT

A. Tìm khách mới tìm được

Có 3 cách tìm kiếm tiếp cận khách hàng:

1. Tìm trên mạng internet thông tin

2. Đi thị trường trên các tuyến phố và vào trực tiếp các cửa hàng tiềm năng xin gặp chủ/quản lý để giới thiệu phần mềm

  • Đối tượng mục tiêu: các cửa hàng sắp khai trương, các cửa hàng đang tuyển dụng nhân viên
  • Khu vực mục tiêu: các khu đô thị mới, các tòa nhà mới hoàn thành & vừa bàn giao sẽ có nhiều cửa hàng sắp mở (có thể gọi phone trực tiếp đến ban quản lý tòa nhà để lấy thông tin quán sắp khai trương)
  • Ưu điểm: tiếp cận nhanh ngay và trực tiếp với khách hàng tiềm năng
  • Nhược điểm: đi lại vất vả & phải đủ tự tin và kỹ năng giao tiếp để xin gặp đc chủ/quản lý.
  • Thực trạng: việc triển khai cách tiếp cận này rất khuyến khích với nhân viên kinh doanh, đặc biệt là nam, làm khoảng 1 – 2 buổi / tuần.

3. Quảng cáo trên google, facebook ….

  • Ưu điểm: khách tự liên hệ
  • Nhược điểm: chi phí rất cao và click tặc (nhấp chuột giả mất tiền)
  • Thực trạng: đã thử áp dụng và không thấy hiệu quả

B. Nhập liệu khách mới và tìm gọi điện hẹn gặp

Tất cả các khách hàng tiềm năng tìm được đều được nhập vào phần mềm để tiện chăm sóc và gọi lại sau này. Cụ thể theo các bước sau:

Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm Cty đang dùng như hình dưới

“1” Nhập đúng tên địa chỉ https://hkt.hktsoft.com/; chú ý có s sau https
“2” Nhập tên tài khoản đăng nhập của bạn mà Cty đã giao
“3” Nhập mật khẩu đăng nhập của bạn

Tiếp theo vào “1” để sửa thông tin cá nhân và đặt lại mật khẩu riêng & nhấp vào “2” để bắt đầu làm việc như các bước dưới:

Bước 2: Thêm mới khách hàng tìm được như hình dưới

Sau khi đã thêm mới các khách hàng tiềm năng, công việc gọi điện hẹn gặp khách bắt đầu với danh sách các khách hàng đã nhập hoặc đã có trong cơ sở dữ liệu. Cụ thể, thực hiện các bước như hình dưới:

“1” Nhấp chuột vào “Thêm mới tài khoản”
“2” Nhấp chuột vào “Tổ chức” để nhập một cửa hàng là khách hàng mới tìm được
“3” Điền đủ hai thông tin “Tên đăng nhập: thường để số điện thoại liên hệ của khách” và “Mật khẩu: thường để chữ h hoặc chữ bất kỳ cho tiện là đủ”
“4” Nhấp đúng “Số điện thoại nếu khác với tên đăng nhập, nếu trùng thì bỏ trống”
“5” Nhấp “Tên đầy đủ” của cửa hàng/ khách hàng mới tìm được
“6” Nhấp mọi thông tin liên quan dưới đây, như: họ tên người liên hệ, các số phone khác, địa chỉ khách hàng, nhu cầu khách hàng, ghi chú lưu ý … những gì tìm được.
“7” Nhấp chuột “Hoàn thành” để tạo mới khách hàng vào cơ sở dữ liệu của Cty.

Bước 3: Tìm lại khách hàng để gọi điện hẹn gặp

– Truy cập danh sách khách hàng và tìm kiếm trong cơ sở dữ liệu như sau

“1” Nhấp chuột vào “DS tài khoản” để truy cập vào danh sách tài khoản hay khách hàng đẫ có. Trong danh sách bạn sẽ thấy các khách hàng mới nhất vừa nhập liệu.
Khi được giao danh sách khách hàng cần chăm sóc, để tìm lại các khách hàng trước đó từ danh sách này, bạn cần làm tiếp các bước tiếp sau.
“2” Nhấp chuột vào hình vuông để mở ra bộ lọc tìm kiếm
“3” Nhấp chuột để chọn hiển thị tối đa số khách hàng có trong cơ sở dữ liệu
“4” Copy vào đây hoặc đánh đúng tên mã hay tên đăng nhập của khách hàng cần tìm kiếm từ danh sách được giao và enter tìm kiếm. Chú ý: phải đánh đúng tên đăng nhập, đúng từ viết hoa viết thường và các dấu cách nếu có.
“5” Nhấp chuột vào biểu tượng tìm kiếm bằng ấn enter ở mục trên

– Mở thông tin khách hàng cần gọi điện

“3” Nhấp chuột vào tên đăng nhập của khách hàng vừa tìm được để mở thông tin như hình dưới.
(khi muốn tìm kiếm lại một khách hàng mới, làm lại các bước “1” nhập tên đăng nhập khách hàng và “2” nhập enter hoặc nhấp vào biểu tượng tìm kiếm)

Bước 4: Gọi điện cho khách hàng để hẹn gặp (xem thêm hướng dẫn gọi điện và các lý lẽ thuyết phục khách hàng)

“1” Gọi theo số phone theo tên đăng nhập hoặc tại phần này
“2” Xem kỹ các thông tin chi tiết ở đây về khách hàng
“3” Nếu số phone bị sai hoặc khách hàng đã đóng cửa và không còn hoạt động trong lĩnh vực nhà hàng, cafe, siêu thị nữa thì chuyển tình trạng về “Không hoạt động”, nếu không phải trường hợp này thì để “Hoạt động”
“4” Sau khi kết thúc cuộ gọi cần điển lại đủ các thông tin cập nhật vào mục “Mô tả” ở điểm “2” về: Ngày giờ đã gọi & tình trạng khách hiện tại (không có nhu cầu, đã hẹn được gặp, có nhu cầu ….)

Bước 5: Nếu hẹn gặp được khách cần nhập cuộc hẹn chi tiết vào lịch Google làm việc của Cty theo các bước hướng dẫn sử dụng lịch google làm việc ở đây.